Việc cải cách thủ tục hành chính lâu nay thường được nhìn nhận qua các chỉ số xếp hạng hay mức độ hài lòng của người dân. Tuy nhiên, với Hà Nội, tái cấu trúc thủ tục hành chính đang được lượng hóa bằng những con số kinh tế cụ thể, cho thấy tác động trực tiếp đến chi phí xã hội, năng suất lao động và môi trường đầu tư.

Theo báo cáo của Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội, đến ngày 23/12, Thành phố đã hoàn thành xây dựng và phê duyệt phương án tái cấu trúc đối với 293 thủ tục hành chính thiết yếu, là những thủ tục phát sinh khối lượng hồ sơ lớn hằng năm, liên quan trực tiếp đến người dân và doanh nghiệp. 

Đây là nhóm thủ tục được lựa chọn ưu tiên theo chỉ đạo của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy, tập trung vào các lĩnh vực “đầu vào” của nền kinh tế và đời sống xã hội.

Đến ngày 23/12, Thành phố đã hoàn thành xây dựng và phê duyệt phương án tái cấu trúc đối với 293 thủ tục hành chính thiết yếu, phát sinh số lượng hồ sơ lớn hằng năm.

Trước khi tái cấu trúc, tổng chi phí tuân thủ của 293 thủ tục này được ước tính hơn 2.306 tỷ đồng mỗi năm. Con số này phản ánh toàn bộ chi phí mà xã hội phải bỏ ra để hoàn thành thủ tục, bao gồm thời gian đi lại, in ấn hồ sơ, chứng thực giấy tờ, chi phí cơ hội do chờ đợi giải quyết.

Sau khi áp dụng phương án tái cấu trúc, chi phí tuân thủ giảm xuống còn khoảng 654 tỷ đồng mỗi năm. Như vậy, Hà Nội tiết kiệm được hơn 1.652 tỷ đồng mỗi năm, tương đương mức giảm 71,64% chi phí tuân thủ xã hội. 

Đáng chú ý, khối lượng hồ sơ phát sinh từ 293 thủ tục này lên tới gần 2,39 triệu hồ sơ mỗi năm. Điều đó cho thấy, chỉ cần một thay đổi nhỏ trong quy trình, nếu áp dụng trên diện rộng, cũng có thể tạo ra tác động kinh tế rất lớn.

Theo báo cáo, tổng cộng 72 loại tài liệu đã được cắt giảm trên cơ sở thay thế bằng dữ liệu có sẵn trong các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành. Nhiều giấy tờ vốn được yêu cầu theo thói quen quản lý cũ, nhưng không còn phù hợp với yêu cầu hiện nay, cũng được loại bỏ.

Cùng với đó, 95 thủ tục hành chính được điều chỉnh từ yêu cầu nộp bản sao chứng thực sang bản sao thông thường. Việc này dựa trên đánh giá rủi ro pháp lý thấp, không ảnh hưởng đến quyết định giải quyết thủ tục, nhưng lại giúp giảm đáng kể chi phí chứng thực, thời gian đi lại và áp lực cho hệ thống hành chính cơ sở.

Nếu trước đây, trung bình mỗi hồ sơ cần khoảng 4 lượt đi lại, tương đương 8 giờ di chuyển và chờ đợi, thì sau tái cấu trúc, nhiều thủ tục có thể hoàn tất hoàn toàn trực tuyến, với thời gian thao tác chỉ khoảng 0,5 - 1 giờ. Tổng thời gian đi lại để nộp hồ sơ và nhận kết quả được ước tính giảm hơn 15,1 triệu giờ mỗi năm.

Những thay đổi này thể hiện rõ ở các nhóm thủ tục phát sinh nhiều hồ sơ như đất đai, hộ tịch, tư pháp, y tế, lao động - việc làm, xây dựng và đầu tư. Việc chuyển từ trực tuyến hình thức sang trực tuyến toàn trình giúp người dân không còn phải đến cơ quan nhà nước chỉ để đối chiếu, bổ sung hay xác nhận lại hồ sơ.

Theo kế hoạch, toàn bộ 293 thủ tục hành chính đã được phê duyệt phương án tái cấu trúc sẽ chính thức áp dụng từ ngày 1/1/2026. Các phương án được xây dựng theo lộ trình hai giai đoạn, phù hợp với điều kiện kết nối, chia sẻ dữ liệu hiện nay và khi các hệ thống thông tin được hoàn thiện đồng bộ.

Để phục vụ tái cấu trúc, Hà Nội xác định nhu cầu kết nối với 23 cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành và cơ sở dữ liệu của các cơ quan, đơn vị. Việc làm rõ yêu cầu kết nối được coi là nền tảng để thực hiện nguyên tắc "một lần khai báo - nhiều lần sử dụng", giảm tối đa việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại thông tin đã có.

Báo cáo cũng nêu rõ, việc tái cấu trúc thủ tục hành chính không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp về kinh tế mà còn góp phần thay đổi phương thức quản lý nhà nước, giảm áp lực cho bộ phận một cửa, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan.