Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội vừa trình UBND Thành phố đề xuất chủ trương thí điểm tái cấu trúc nhóm thủ tục này theo hướng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình, thay đổi căn bản cách thức tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Theo tờ trình, nhóm thủ tục liên quan đến đăng ký biện pháp bảo đảm có tần suất phát sinh rất lớn, trung bình khoảng 312.000 hồ sơ mỗi năm. Đây là nhóm giao dịch tác động trực tiếp đến hoạt động vay vốn, sản xuất, kinh doanh và các giao dịch dân sự của người dân, doanh nghiệp trên địa bàn Thủ đô.

Hiện nay, dù đã được đưa lên môi trường điện tử, thủ tục đăng ký thế chấp đất đai vẫn chưa thể thực hiện trọn vẹn trực tuyến. Người dân vẫn phải nộp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản gốc để Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận tình trạng bảo đảm trực tiếp trên giấy, đồng thời ký xác nhận vào Phiếu yêu cầu đăng ký bản giấy.

Cách làm này khiến quy trình xử lý hồ sơ bị chia cắt giữa môi trường số và thủ công. Người dân phải đi lại nhiều lần, thời gian giải quyết kéo dài, trong khi hiệu quả của dịch vụ công trực tuyến chưa được phát huy đúng mức.

Ảnh minh hoạ.

Theo phân tích của Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội, xét về bản chất pháp lý, thế chấp và xóa thế chấp là giao dịch dân sự nhằm bảo đảm nghĩa vụ trả nợ, được xác lập thông qua hợp đồng giữa các bên. Trong thời gian khoản vay còn hiệu lực, Giấy chứng nhận thường do tổ chức tín dụng giữ và không lưu thông trên thị trường.

Xác nhận tình trạng thế chấp trực tiếp trên bản gốc Giấy chứng nhận không giữ vai trò quyết định trong việc bảo vệ quan hệ dân sự, cũng không làm tăng mức độ an toàn pháp lý cho bên thứ ba. Rủi ro gian dối, nếu phát sinh, phụ thuộc vào chất lượng quản lý dữ liệu và kiểm soát giao dịch, thay vì phụ thuộc vào dấu xác nhận trên giấy tờ.

Từ thực tiễn này, Trung tâm đề xuất tái cấu trúc quy trình theo hướng bỏ yêu cầu nộp Giấy chứng nhận bản gốc. Hồ sơ được tiếp nhận hoàn toàn trực tuyến, sử dụng bản điện tử, chữ ký số và khai thác dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu đất đai.

Theo phương án đề xuất, người dân nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công. Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ điện tử đến Văn phòng đăng ký đất đai. Cơ quan chuyên môn thực hiện tra cứu, đối chiếu thông tin, xác nhận tình trạng đăng ký trực tiếp trên hệ thống thông tin đất đai, thay cho cách xác nhận thủ công trước đây.

Kết quả giải quyết được trả bằng bản điện tử, có giá trị pháp lý theo quy định. Trường hợp phát sinh nhu cầu, người dân có thể đề nghị cấp thêm bản giấy. Toàn bộ thông tin về biện pháp bảo đảm được cập nhật, quản lý tập trung trong cơ sở dữ liệu đất đai, bảo đảm tính thống nhất và khả năng tra cứu.

Phạm vi thí điểm gồm 5 thủ tục: đăng ký thế chấp; đăng ký thay đổi, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký, thay đổi, xóa thông báo xử lý tài sản bảo đảm; chuyển tiếp đăng ký thế chấp quyền tài sản phát sinh từ hợp đồng mua bán nhà ở.

Đây là các thủ tục gắn chặt với hoạt động tín dụng, mua bán bất động sản và giao dịch dân sự thường xuyên. Việc xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử giúp giảm áp lực tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết.

Theo tính toán của Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính đối với nhóm thủ tục này hiện ở mức khoảng 250 tỷ đồng mỗi năm. Khi quy trình được tái cấu trúc và triển khai trực tuyến toàn trình, chi phí dự kiến giảm xuống còn khoảng 65 tỷ đồng mỗi năm.

Mức tiết kiệm ước tính khoảng 185,3 tỷ đồng mỗi năm, tương đương giảm 74% chi phí tuân thủ. Phần chi phí giảm chủ yếu đến từ việc cắt giảm giấy tờ, hạn chế đi lại, rút ngắn thời gian xử lý và giảm các khâu thao tác thủ công.

Ngoài yếu tố kinh tế, phương án này còn góp phần giảm tiếp xúc trực tiếp giữa người dân và cơ quan giải quyết thủ tục, tăng tính minh bạch và phù hợp với định hướng xây dựng chính quyền số.

Trung tâm đề xuất triển khai thí điểm trong thời gian 3 tháng, bắt đầu từ ngày 1/1/2026, song song với quá trình rà soát, hoàn thiện các quy định pháp luật liên quan. Sau giai đoạn thí điểm, Thành phố sẽ tổ chức đánh giá để xem xét mở rộng phạm vi áp dụng.