Ngày 29/9, tại lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Thủ đô Viêng Chăn (Lào) năm 2026 tổ chức ở Hà Nội, ông Trương Việt Dũng, Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội, trực tiếp trao đổi chuyên đề “Công tác cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số gắn với thực hiện phân cấp, phân quyền, ủy quyền”.

Chia sẻ từ thực tiễn của Hà Nội, ông Trương Việt Dũng nhấn mạnh, chuyển đổi số trước hết là đổi mới phương thức quản trị, phân định rõ thẩm quyền và trách nhiệm, hướng tới phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn. Công nghệ là công cụ để hiện thực hóa quá trình đổi mới đó.

Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội Trương Việt Dũng trao đổi chuyên đề.

Thiết kế lại quy trình, lấy lợi ích của người dân làm thước đo

Theo Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội, sự phát triển của đô thị kéo theo gia tăng dân số, doanh nghiệp, phương tiện, giao dịch hành chính và khối lượng dữ liệu. Trong bối cảnh ấy, mở rộng bộ máy hoặc tăng thêm tầng nấc trung gian để đáp ứng khối lượng công việc chưa chắc giúp nâng cao hiệu quả quản trị.

Vì vậy, cải cách hành chính phải bắt đầu từ việc xác định những công việc Nhà nước không cần làm, những thủ tục có thể bỏ, những khâu có thể cắt giảm hoặc phân cấp. Cùng với đó là xem xét khả năng tái sử dụng dữ liệu Nhà nước đã có, ứng dụng công nghệ và trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa công việc, phát hiện sớm các vấn đề.

Ông Trương Việt Dũng cho rằng, cần phân biệt giữa xử lý nhanh hơn theo cách cũ và thiết kế lại cả hệ thống. Một quy trình có 10 bước không cần thiết, dù được trang bị máy tính hiện đại để tăng tốc độ xử lý, vẫn chưa thể coi là cải cách thực chất. Yêu cầu đặt ra là loại bỏ những bước không cần thiết, tiến tới để hệ thống tự thực hiện một số khâu mà người dân không phải tham gia.

Từ thực tiễn Hà Nội, ông xác định ba chuyển dịch lớn trong quản trị công: từ quản lý hồ sơ sang quản trị dựa trên dữ liệu; từ cung cấp thủ tục sang cung cấp dịch vụ công lấy người sử dụng làm trung tâm; từ giữ thẩm quyền sang phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát.

Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội Trương Việt Dũng trao đổi chuyên đề.

Ba chuyển dịch này cần được triển khai trong mối quan hệ chặt chẽ. Phân cấp mà thiếu chia sẻ dữ liệu sẽ khiến cấp dưới khó thực hiện nhiệm vụ. Có dữ liệu nhưng không thay đổi quy trình thì người dân vẫn phải cung cấp giấy tờ. Đưa dịch vụ lên môi trường mạng nhưng chưa làm rõ thẩm quyền thì hồ sơ vẫn phải đi qua nhiều tầng xin ý kiến.

“Cải cách hành chính, phân cấp và chuyển đổi số không phải 3 chương trình riêng biệt; đó là 3 mặt của cùng một quá trình đổi mới quản trị”, ông Trương Việt Dũng nhấn mạnh.

Theo ông, kinh nghiệm của Hà Nội là bắt đầu từ thể chế và thẩm quyền, tiếp đến là quy trình, dữ liệu, nền tảng số, rồi mới đến AI. Xuyên suốt quá trình này, câu hỏi quan trọng nhất vẫn là người dân và doanh nghiệp được hưởng lợi gì.

Bởi vậy, trước khi số hóa một thủ tục hành chính, cần tái cấu trúc quy trình. Từng loại giấy tờ phải được rà soát về mức độ cần thiết; từng thông tin phải được đối chiếu xem đã có trong cơ sở dữ liệu của Nhà nước hay chưa. Các cơ quan cũng cần làm rõ có đang cùng kiểm tra một nội dung, có bước xin ý kiến chỉ mang tính hình thức, có công việc có thể thực hiện song song thay vì tuần tự hoặc có thể tự động kiểm tra bằng dữ liệu hay không.

Nguyên tắc được ông Trương Việt Dũng nhấn mạnh là “Nhà nước đã biết thì không nên hỏi lại”. Khi dữ liệu đã tồn tại hợp pháp trong cơ sở dữ liệu của Nhà nước và có cơ chế kết nối, quy trình số cần tái sử dụng thông tin đó, thay vì yêu cầu người dân chứng minh lại.

Với mô hình phục vụ “phi địa giới”, Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội làm rõ, bản chất là tách nơi người dân được phục vụ khỏi nơi cơ quan có thẩm quyền xử lý, chứ không thay đổi thẩm quyền. Để vận hành hiệu quả, mô hình này cần quy trình và hệ thống thông tin thống nhất, dữ liệu có khả năng chia sẻ, cùng cơ chế xác định trách nhiệm rõ ràng.

“Trong chính quyền số, dữ liệu và hồ sơ phải di chuyển; không nên bắt người dân di chuyển”, ông Trương Việt Dũng nói.

Phân cấp gắn với nguồn lực, kiểm soát bằng dữ liệu

Cùng với đổi mới quy trình phục vụ, ông Trương Việt Dũng nhấn mạnh yêu cầu phân biệt rõ phân quyền, phân cấp và ủy quyền.

Theo nội dung được ông trao đổi, phân quyền là thẩm quyền được pháp luật giao cho chính quyền địa phương. Phân cấp là việc một cấp hoặc cơ quan có thẩm quyền giao một số nhiệm vụ, quyền hạn cho cấp hoặc cơ quan khác thực hiện thường xuyên theo khuôn khổ pháp luật. Trong khi đó, ủy quyền thường gắn với nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, trong phạm vi và thời hạn xác định.

Chuyển đổi số không làm thay đổi những nguyên tắc này. Hệ thống điện tử có thể tự động chuyển hồ sơ nhưng không thể tạo ra thẩm quyền mà pháp luật chưa giao. Tương tự, AI có thể đề xuất phương án xử lý, song không thể biến người không có thẩm quyền thành người có thẩm quyền.

Các cán bộ của Thủ đô Viêng Chăn (Lào) tại lớp học ngày 29/9.

Để phân cấp đi vào thực chất, việc chuyển giao thẩm quyền phải đồng thời gắn với chuyển giao năng lực thực thi. Các điều kiện cần được bảo đảm gồm nguồn lực, dữ liệu, quy trình số, năng lực cán bộ, cơ chế giám sát và trách nhiệm giải trình.

Trong môi trường số, cấp trên không nhất thiết phải giữ việc để kiểm soát. Thông qua dữ liệu, cơ quan quản lý có thể theo dõi trạng thái, thời hạn, khối lượng, chất lượng công việc và phản hồi của người dân. Đây là cơ sở để phân cấp mạnh hơn, đồng thời tăng hiệu quả giám sát.

Đối với mô hình chính quyền địa phương hai cấp, xã, phường là nơi gần người dân nhất và trực tiếp tiếp nhận những nhu cầu từ thực tiễn. “Cấp xã là điểm cuối của phân cấp nhưng là điểm đầu của phục vụ người dân”, ông Trương Việt Dũng nhấn mạnh.

Theo đó, cấp thành phố nên tập trung vào các năng lực dùng chung, gồm kiến trúc số, tiêu chuẩn, dữ liệu, nền tảng, an ninh, KPI và cơ chế giám sát. Cấp cơ sở tập trung thực thi, tương tác và phục vụ người dân. Dữ liệu giữ vai trò kết nối hoạt động giữa hai cấp.

Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội cũng lưu ý, chuyển đổi số phải được cụ thể hóa từ chiến lược thành từng nhiệm vụ, xác định rõ người thực hiện, thời hạn, sản phẩm, nguồn lực hoặc thẩm quyền và trách nhiệm kiểm tra. Đây cũng là tinh thần “6 rõ” trong tổ chức thực hiện.

“Chuyển đổi số muốn thành công, trước hết phải chuyển đổi cách giao việc và kiểm soát công việc”, ông Trương Việt Dũng nói.

Từ kinh nghiệm của Hà Nội, ông cho rằng, thước đo của chính quyền số là khả năng các hệ thống cùng tạo ra một dịch vụ thống nhất, thay vì số lượng phần mềm được sử dụng. Dữ liệu phải được quản trị theo hướng đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung. Việc xây dựng các nền tảng dùng chung cần hạn chế hình thành những “ốc đảo số”.

Trong hệ thống đó, AI được xem là tầng tăng cường năng lực của chính quyền. Muốn ứng dụng AI hiệu quả phải có dữ liệu tốt; dữ liệu tốt cần quy trình tốt; quy trình tốt phải dựa trên thể chế rõ ràng. Vì vậy, trình tự cần được bảo đảm là thể chế, quy trình, dữ liệu, AI.

Đặc biệt, trong khu vực công, AI giữ vai trò hỗ trợ, không thay thế thẩm quyền và trách nhiệm pháp lý của con người. Việc ứng dụng phải bảo đảm con người có khả năng giám sát, can thiệp và chịu trách nhiệm.

Kết luận chuyên đề, ông Trương Việt Dũng khẳng định, chính quyền số không bắt đầu từ việc mua công nghệ và cũng không kết thúc ở việc đưa thủ tục lên mạng. Đích đến là một chính quyền ra quyết định nhanh hơn, minh bạch hơn, chủ động hơn và gần người dân hơn, đồng thời bảo đảm hiệu quả của Nhà nước, quyền lợi của người dân và niềm tin của xã hội.

Những kinh nghiệm của Hà Nội về cải cách hành chính, phân cấp, quản trị dữ liệu, xây dựng nền tảng số và ứng dụng AI được chia sẻ để cán bộ Thủ đô Viêng Chăn tham khảo, vận dụng phù hợp với điều kiện thực tế.