Nhiều tài sản nằm ngoài tầm kiểm soát

Ngày 18/9, tại Hội thảo Facility Intelligence 2026 với chủ đề “Số hóa quy trình vận hành & lộ trình tích hợp mô hình 3D trong quản trị cơ sở vật chất” do Công ty cổ phần Savista (Savista Holdings) cùng Công ty TNHH Công nghệ SALINK Việt Nam tổ chức, các chuyên gia cho rằng, một trong những vấn đề doanh nghiệp đang đối mặt là không thể có được bức tranh đầy đủ về tài sản và hoạt động vận hành của mình.

Theo ông Vũ Thái Hà, Giám đốc Công ty giải pháp doanh nghiệp INNMA, trong quản trị, tầm nhìn của người quản lý rất quan trọng nhưng không thể bao quát hết mọi thứ, ngay cả những hoạt động diễn ra tại chính văn phòng doanh nghiệp. Bởi “điểm mù” tự nhiên và “hiệu ứng silo” giữa các bộ phận có thể khiến thông tin bị phân tán.

Sự kiện thu hút sự quan tâm của nhiều nhà quản lý. Ảnh: Việt Dũng

Điều này đặc biệt rõ trong quản lý tài sản cơ sở vật chất khi dữ liệu thiếu chính xác, sai sót khi nhập liệu thủ công có thể tạo ra những “tài sản ảo”. Trong khi đó, việc không theo dõi quá trình di chuyển, điều chuyển, thanh lý giữa các bộ phận khiến doanh nghiệp khó xác định tài sản đang ở đâu. Cùng với đó là những rủi ro liên quan đến tính khấu hao không chính xác, mất mát hoặc trộm cắp tài sản.

Theo ông Hà, để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định rõ ràng về vốn hóa chi phí, ngưỡng giá trị và phê duyệt mua sắm tài sản. Quan trọng hơn, tài sản cần được theo dõi trong toàn bộ vòng đời, từ khi mua sắm, gắn mã định danh, đưa vào sử dụng, bảo trì, điều chuyển cho đến thanh lý.

Việc kiểm kê thực tế và đối chiếu định kỳ cũng cần được thực hiện để loại bỏ các “tài sản ảo”, hạn chế thất thoát. Đồng thời, doanh nghiệp phải duy trì hồ sơ tài sản chính xác, phục vụ tính khấu hao và báo cáo tài chính.

“Tài sản nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể rất dễ trở thành tài sản ‘mồ côi’, dẫn tới tình trạng khai thác kém hiệu quả. Vì vậy, những yêu cầu cơ bản như tài sản phải có tên, có định danh, xác định được thời gian sử dụng, khấu hao, bảo trì và kiểm kê thường xuyên vẫn cần được duy trì”, ông Hà nói.

Là doanh nghiệp chuyên phát triển giải pháp cho các mô hình không gian làm việc, ông Võ Hoàng Anh, đồng sáng lập kiêm Tổng Giám đốc M.O.R.E Việt Nam cho biết, khi hệ thống ngày càng lớn (31 toà nhà văn phòng) thì bài toán kiểm soát cũng trở nên phức tạp. Có khi số liệu từ nhân viên cũ bàn giao cho nhân viên mới không đồng bộ. Mất nhiều thời gian để đối chiếu, kiểm soát. Với những toà nhà nằm ở khoảng cách xa nhau, việc di chuyển và quy trình phê duyệt cũng kéo dài.

Ở góc độ quản trị của lãnh đạo, ông Hoàng Anh cho biết, thiếu dữ liệu tập trung khiến lãnh đạo doanh nghiệp khó ra quyết định nhanh và chính xác. Đôi khi, quyết định được đưa ra dựa trên cảm giác.

Đưa tài sản vật chất lên nền tảng số

Để giải quyết được những “điểm mù” trên, ông Lê Tấn Huy, Giám đốc điều hành Công ty TNHH Công nghệ SALINK Việt Nam đưa ra giải pháp là sử dụng ứng dụng PMSS Facility do SALINK Việt Nam phát triển.

Theo ông Huy, PMSS Facility được phát triển theo hướng kết nối dữ liệu với các nghiệp vụ vận hành như hồ sơ tài sản, bảo trì, checklist, giám sát công việc, tiếp nhận phản ánh, sự cố và yêu cầu; đồng thời hỗ trợ theo dõi tiến độ, lịch sử xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý.

Ông Lê Tấn Huy, Giám đốc điều hành Công ty TNHH Công nghệ SALINK Việt Nam chia sẻ tại sự kiện. Ảnh: Việt Dũng

Đại diện SALINK Việt Nam cho biết thêm, giải pháp công nghệ PMSS Facility hướng tới các chủ đầu tư, doanh nghiệp và tổ chức đang trực tiếp quản lý, khai thác hệ thống tài sản và cơ sở vật chất. Có thể kể đến như các công ty bất động sản, chuỗi bán lẻ, hay các doanh nghiệp sản xuất.

Việc số hóa có thể bắt đầu từ những khâu cơ bản như định danh tài sản bằng mã QR, cập nhật thông tin, theo dõi bảo trì, sửa chữa, điều chuyển, kiểm kê và thanh lý. Thay vì sử dụng checklist trên giấy - vốn khó tổng hợp và truy xuất - doanh nghiệp có thể đưa các quy trình lên nền tảng số. Khi đó, việc ghi nhận trở nên trực quan hơn, dữ liệu được tổng hợp và thống kê thuận tiện hơn.

“Mục tiêu cuối cùng là hình thành một hệ quy chiếu để đo lường hoạt động, giảm thiểu các rủi ro có thể dự kiến và tăng trách nhiệm thực hiện của nhân sự. Trong trường hợp sự cố phát sinh, người quản lý cần nhanh chóng nhận được thông tin để xử lý”, ông Huy nói.

Tuy nhiên, số hóa cần đi cùng chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng quy trình vận hành, xác định trách nhiệm của người quản lý và kiểm soát dữ liệu. Bởi số hóa không đơn giản là đưa tài sản vào màn hình, phải chuẩn hóa hành vi bằng công nghệ. Nếu không có sự chuẩn mực của quy trình thì cũng không phát huy được nền tảng của công nghệ.

Thông tin về sự hiệu quả khi triển khai thực tế tại doanh nghiệp, ông Võ Hoàng Anh cho biết, công nghệ có thể giúp chuyển dữ liệu vận hành thành dữ liệu quản trị, qua đó doanh nghiệp có thể đo lường chất lượng và theo dõi hoạt động một cách rõ ràng hơn.

Từ những yêu cầu này, các chuyên gia cho rằng, số hóa quản trị tài sản đang dịch chuyển từ câu chuyện “đưa tài sản lên hệ thống” sang xây dựng một hệ thống dữ liệu có khả năng phản ánh toàn bộ vòng đời tài sản và hỗ trợ ra quyết định. Công nghệ chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được đặt trên một nền tảng quản trị có quy trình, dữ liệu chuẩn hóa và trách nhiệm rõ ràng.

Trong khuôn khổ chương trình, SALINK Việt Nam và KILSA Global Việt Nam thực hiện nghi thức ký kết Biên bản ghi nhớ hợp tác, hướng đến tăng cường kết nối năng lực và nghiên cứu các hướng ứng dụng công nghệ phù hợp với nhu cầu quản trị tài sản và cơ sở vật chất trong thực tế.