Việc xây dựng mô hình công sở hành chính thông minh xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với bộ máy quản lý nhà nước của TP.HCM trong giai đoạn mới. Ảnh: TT.

Sở Nội vụ TP.HCM vừa có tờ trình về chủ trương xây dựng và ban hành Đề án Xây dựng công sở hành chính thông minh tại Thành phố, hướng tới hình thành mô hình quản trị hiện đại, vận hành trên môi trường số toàn diện, lấy hiệu quả công việc và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp làm thước đo.

Vận hành bộ máy trên môi trường số

Mục tiêu trọng tâm của đề án là bảo đảm các cơ quan hành chính nhà nước vận hành trên môi trường số toàn diện, từ điều hành nội bộ đến cung cấp dịch vụ công, từng bước hình thành nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.

Để hiện thực hóa mục tiêu này, Thành phố sẽ đầu tư đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin trong toàn hệ thống chính trị, đồng thời triển khai Trung tâm dữ liệu tính toán hiệu năng cao nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển các ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT).

Các nền tảng số dùng chung sẽ được phát triển theo hướng liên thông, tích hợp trợ lý ảo phục vụ công tác điều hành và hỗ trợ người dân. Dữ liệu được chuẩn hóa theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đồng thời đẩy mạnh số hóa hồ sơ, thủ tục hành chính và xây dựng các kho dữ liệu chuyên ngành trọng điểm.

Song song đó, các ứng dụng AI chuyên biệt sẽ được vận hành để tự động hóa việc cảnh báo sai sót, phân tích dữ liệu chuyên sâu và tổng hợp báo cáo định kỳ. 

Một trong những điểm đáng chú ý là việc chuyển đổi phương thức quản trị từ kiểm soát quá trình sang quản trị theo mục tiêu và hiệu suất đầu ra. Thành phố dự kiến xây dựng bộ chỉ số KPI và OKR số hóa cho từng vị trí việc làm, tích hợp trên nền tảng làm việc số tập trung để tự động phân bổ mục tiêu từ lãnh đạo đến từng công chức.

Song song đó, TP.HCM sẽ thiết lập Trung tâm Điều hành Hiệu suất Hành chính, cung cấp dữ liệu thời gian thực phục vụ công tác giám sát và điều hành của lãnh đạo các cấp.

Hệ thống còn được tích hợp cơ chế cảnh báo thông minh (Smart Alert) dựa trên AI nhằm phát hiện sớm các trường hợp chậm trễ trong xử lý công việc. Theo đó, hồ sơ sắp đến hạn dưới 24 giờ sẽ được cảnh báo cấp độ xanh và tự động nhắc việc công chức đang thụ lý; trường hợp trễ hạn dưới 48 giờ sẽ kích hoạt cảnh báo vàng gửi đến cấp quản lý trực tiếp; đối với các trường hợp chậm trễ nghiêm trọng, hệ thống sẽ phát cảnh báo đỏ và báo cáo trực tiếp đến người đứng đầu cơ quan để xử lý.

Đáng chú ý, cơ quan soạn thảo đề xuất thí điểm cơ chế làm việc kết hợp (Hybrid Work), cho phép công chức thuộc nhóm vị trí tham mưu, nghiên cứu, hoạch định chính sách và chiến lược được đăng ký làm việc từ xa từ 1 - 2 ngày mỗi tuần. Việc đánh giá sẽ dựa trên chất lượng sản phẩm đầu ra và kết quả thực hiện nhiệm vụ thay vì phương thức quản lý dựa trên sự hiện diện hay điểm danh cơ học.

Về hạ tầng vật chất, Thành phố lựa chọn hướng tiếp cận “thông minh hóa trên nền hạ tầng cũ”. Bên cạnh việc đưa vào vận hành Trung tâm Hành chính mới tại Khu đô thị mới Thủ Thiêm, các trụ sở hiện hữu sẽ được nâng cấp hệ thống kỹ thuật bằng công nghệ IoT, tối ưu hóa công năng sử dụng và phát triển các không gian làm việc dùng chung nhằm nâng cao hiệu quả khai thác.

TP.HCM dự kiến triển khai Trung tâm dữ liệu tính toán hiệu năng cao nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển các ứng dụng AI và IoT. Ảnh: TT.

Bài toán quản trị mới sau sắp xếp địa giới hành chính

Theo Sở Nội vụ, việc xây dựng mô hình công sở hành chính thông minh xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với bộ máy quản lý nhà nước của TP.HCM trong giai đoạn mới.

Sau khi mở rộng không gian phát triển, quy mô và vị trí của Thành phố đòi hỏi bộ máy hành chính phải nhanh chóng thích ứng với yêu cầu quản trị của một đô thị đặc biệt có phạm vi rộng lớn hơn, dân số đông hơn và khối lượng công việc ngày càng lớn.

Trong khi đó, khu vực công đang đối mặt với áp lực đáng kể khi nhiệm vụ tăng lên nhưng số lượng nhân sự giảm mạnh. Điều này khiến đội ngũ cán bộ, công chức phải đảm nhận khối lượng công việc lớn hơn, yêu cầu cao hơn về chất lượng và tốc độ xử lý.

Một khó khăn khác là khoảng cách địa lý sau sắp xếp đơn vị hành chính. Việc di chuyển thường xuyên trên quãng đường xa hoặc phải thay đổi nơi cư trú đã ảnh hưởng đến đời sống và tinh thần làm việc của không ít cán bộ, công chức, từ đó tác động đến hiệu suất công việc.

Kết quả khảo sát tháng 5/2026 của Viện Nghiên cứu phát triển đối với hơn 21.500 cán bộ, công chức tại 168 địa bàn xã, phường, đặc khu cho thấy có tới hơn 43% nhân sự đánh giá hệ thống quản lý văn bản vận hành chưa tốt là trở ngại chính cho công việc.

Khảo sát cũng ghi nhận nhu cầu ứng dụng AI trong hoạt động công vụ ở mức cao. Tỷ lệ công chức mong muốn sử dụng AI để hỗ trợ trợ lý ảo, phân tích dữ liệu, cảnh báo rủi ro sai sót và tự động tổng hợp báo cáo dao động từ 59,63% đến 63,22%.

Theo Sở Nội vụ, việc đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng các công nghệ mới không chỉ giúp giải quyết bài toán khoảng cách địa lý, mà còn tạo điều kiện để nâng cao năng suất bộ máy thông qua tự động hóa các tác vụ lặp lại. Thành phố kỳ vọng năng suất hoạt động của hệ thống hành chính có thể tăng từ 20 - 30% mà không tạo thêm áp lực lên biên chế hiện có.

Đối với người dân và doanh nghiệp, mô hình công sở hành chính thông minh sẽ cho phép tiếp cận dịch vụ công mọi lúc, mọi nơi; rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính; tăng tính minh bạch và giảm chi phí xã hội. Đồng thời, toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ được lưu vết trên môi trường số sẽ góp phần hạn chế tình trạng nhũng nhiễu, chậm trễ hoặc can thiệp trái quy định vào quy trình hành chính.

Theo đánh giá của Sở Nội vụ, mô hình này sẽ giúp TP.HCM chuyển từ phương thức “quản trị dựa trên sự hiện diện” sang “quản trị dựa trên hiệu suất”, tạo nền tảng cho việc xây dựng chính quyền số hiện đại, đáp ứng yêu cầu phát triển của siêu đô thị trong giai đoạn mới.