Theo hướng dẫn của Cục Thuế, cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công nếu có số thuế nộp thừa và gửi hồ sơ đề nghị hoàn bằng phương thức điện tử sẽ được hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế tự động kiểm tra, xử lý nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Một trong những điều kiện quan trọng là tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế, tổ chức trả thu nhập phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thay số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ cho cá nhân, hoặc cá nhân phải nộp đầy đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước trong kỳ quyết toán. Quy định này nhằm bảo đảm nghĩa vụ thuế đã được thực hiện đầy đủ trước khi cơ quan thuế hoàn trả phần thuế nộp thừa.

Người nộp thuế sử dụng ứng dụng eTax Mobile để được kịp thời cập nhật, thông tin về nghĩa vụ thuế của bản thân. Ảnh minh họa.

Việc triển khai hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động được xem là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành Thuế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm cho người nộp thuế.

Bên cạnh đó, dữ liệu kê khai trong hồ sơ hoàn thuế phải trùng khớp với dữ liệu trong hệ thống quản lý thuế. Cụ thể, chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” phải phù hợp với dữ liệu tổng hợp của cơ quan thuế, đồng thời số thuế đề nghị hoàn không được vượt quá số liệu ghi nhận trong hệ thống. Điều này nhằm bảo đảm tính chính xác, minh bạch và hạn chế sai lệch hoặc gian lận trong quá trình đề nghị hoàn thuế.

Một yếu tố kỹ thuật quan trọng khác là thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn thuế phải được xác minh và liên kết hợp lệ với hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế. Việc này giúp bảo đảm tiền hoàn thuế được chuyển đúng đối tượng, nhanh chóng và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh toán điện tử.

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn thuế. Thời gian giải quyết có thể chỉ khoảng 3 ngày làm việc, nhanh hơn đáng kể so với quy trình xử lý thủ công trước đây. Đây được xem là bước cải cách quan trọng trong bối cảnh số lượng hồ sơ quyết toán tăng mạnh vào mỗi kỳ quyết toán hàng năm.

Theo Cục Thuế, để hồ sơ được hệ thống xử lý tự động và không bị gián đoạn, người nộp thuế cần chủ động chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi nộp hồ sơ quyết toán.

Trước hết, cá nhân cần rà soát và cập nhật thông tin định danh như họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và thông tin người phụ thuộc, bảo đảm trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc thống nhất dữ liệu giúp hệ thống tự động xác minh và giảm nguy cơ hồ sơ bị từ chối hoặc phải xử lý thủ công.

Người nộp thuế cũng cần kiểm tra kỹ nội dung tờ khai quyết toán trước khi gửi, đối chiếu các thông tin về tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ, chứng từ khấu trừ thuế và số tiền đề nghị hoàn. Nếu phát hiện chênh lệch, cần điều chỉnh và bổ sung tài liệu chứng minh để bảo đảm hồ sơ chính xác.

Ngoài ra, cá nhân nên rà soát tình hình quyết toán thuế của các năm trước để thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa hoặc hoàn thành nghĩa vụ thuế còn thiếu (nếu có). Trường hợp còn nghĩa vụ thuế chưa hoàn tất, cần thực hiện đầy đủ trước khi đề nghị hoàn thuế của năm hiện tại để tránh hồ sơ không đủ điều kiện xử lý tự động.

Một yêu cầu kỹ thuật quan trọng khác là cập nhật và xác thực tài khoản ngân hàng cá nhân trên ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Tài khoản này phải được liên kết hợp lệ để nhận tiền hoàn thuế. Cơ quan thuế lưu ý không sử dụng tài khoản tại các công ty chứng khoán hoặc quỹ tín dụng nhân dân để nhận tiền hoàn nhằm tránh phát sinh lỗi trong quá trình chuyển tiền.

Quy trình hoàn thuế cũng được đơn giản hóa nhờ các tính năng hỗ trợ của hệ thống. Căn cứ dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ do tổ chức trả thu nhập kê khai, hệ thống có thể tự động tạo tờ khai quyết toán gợi ý nếu phát hiện người nộp thuế có số thuế nộp thừa.

Khi đó, người nộp thuế chỉ cần đăng nhập ứng dụng eTax Mobile hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để kiểm tra các thông tin đã được hệ thống điền sẵn như tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ và số tiền đề nghị hoàn. Nếu dữ liệu chính xác, người nộp thuế chỉ cần xác nhận và gửi hồ sơ trực tuyến; trường hợp có chênh lệch có thể chỉnh sửa, bổ sung tài liệu trước khi nộp.

Sau khi hồ sơ được gửi thành công, hệ thống sẽ phát hành thông báo tiếp nhận và tiến hành kiểm tra các điều kiện để xử lý hoàn thuế tự động.

Cơ quan thuế cũng khuyến nghị người nộp thuế nên thực hiện quyết toán và đề nghị hoàn thuế sau khi tổ chức trả thu nhập đã hoàn tất việc nộp quyết toán thuế. Khi đó, hệ thống sẽ có đầy đủ dữ liệu để xác định hồ sơ đủ điều kiện xử lý tự động nhanh chóng và chính xác.

Đáng chú ý, theo quy định hiện hành, việc nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế chậm không bị xử phạt vi phạm hành chính. Vì vậy, người nộp thuế có thể chủ động lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ phù hợp trong năm, tránh dồn vào giai đoạn cao điểm quyết toán tháng 4 và tháng 5 khi hệ thống dễ quá tải.

Việc triển khai hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động được kỳ vọng sẽ rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống, người nộp thuế cần chủ động cập nhật thông tin, kê khai trung thực và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu.