Một trong những phương án doanh nghiệp có thể tự triển khai với ít hạn chế là tiến hành tối ưu hóa chi phí hoạt động, dòng tiền và vốn lưu động.

Ba cấu phần chính không tách rời, được thực hiện xuyên suốt, liên tục và nhất quán giúp thiết lập hiệu quả trong công tác Quản lý chi phí, bao gồm Lập kế hoạch, ngân sách và dự báo; theo dõi và kiểm soát chi phí.

Quy trình quản lý chi phí toàn diện và bền vững bắt đầu từ việc lập kế hoạch, ngân sách và dự báo. Thông qua quy trình này, doanh nghiệp có thể thiết lập khung các yếu tố ảnh hưởng chi phí và từ đó xây dựng và theo dõi hiệu quả các yếu tố chính này. Nếu trong ngắn hạn, doanh nghiệp muốn cắt giảm chi phí nhưng vẫn muốn đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nhiều thì việc tối ưu hóa chi phí nên được thực hiện song song.

Có nhiều phương pháp và cách tiếp cận khác nhau để doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa chi phí của mình. Các chương trình tối ưu hóa chi phí có thể bao gồm từ loại bỏ chi phí nhanh chóng (quick wins) đến chuyển đổi toàn diện. Các ví dụ chương trình tối ưu hóa chi phí như Tái thiết kế quy trình kinh doanh, Tái cấu trúc doanh nghiệp, Áp dụng hệ thống 6 Sigma, Cắt giảm ngân sách và giảm chi tiêu một cách linh hoạt, Xây dựng định mức cho các hoạt động chi tiêu, đối chuẩn, Thuê ngoài,…

Doanh nghiệp nên xây dựng một danh mục cơ hội tối ưu hóa chi phí, kết hợp các lợi ích ngắn hạn được hiện thực hóa thông qua các biện pháp thắng nhanh (quick wins) cùng các thay đổi giúp mang lại lợi ích lâu dài hơn.

Để tối ưu hóa và giảm thiểu nguồn lực sử dụng trong quản lý vốn lưu động, trước tiên cần chú trọng chuẩn hóa quy trình và chính sách. Có thể ví dụ ở đây, đối với các khoản phải trả, việc áp dụng khung chuẩn cho quy trình mua sắm sẽ đảm bảo thời hạn thanh toán đồng nhất cho những nhà cung cấp đồng cấp hoặc cùng cung cấp một sản phẩm /dịch vụ. Quy trình thanh toán, theo đó, cũng cần đảm bảo tính tuân thủ và chuẩn hóa. Đối với các khoản phải thu, để tránh bị chiếm dụng vốn, doanh nghiệp nên tinh gọn và quản lý chặt chẽ quy trình xuất hóa đơn và xử lý thanh toán, giảm thiểu công nợ chậm thu hồi do thiếu sót từ quy trình nội bộ.

Tiếp theo, bên cạnh cải tiến về mặt quy trình, doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát các khoản mục vốn lưu động ở cấp độ chi tiết, nhằm phát hiện các khoản mục chưa tối ưu và nhanh chóng khắc phục, giải phóng dòng tiền cho doanh nghiệp. Điển hình, dưới cơ chế giám sát thường xuyên ở cấp đơn vị hàng tồn kho (SKU), doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định những hàng tồn kho quá hạn hoặc chậm di chuyển, để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời những SKU này, cũng như điều chỉnh lại kế hoạch mua sắm và hợp lý hóa danh mục hàng tồn kho.

Cải tiến trong quá trình chi phí và dòng tiền cần được triển khai và duy trì thông qua hệ thống quản trị chặt chẽ và một văn hóa đề cao tính thanh khoản xuyên suốt toàn bộ máy doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng những hệ thống báo cáo được tích hợp các tính năng giúp theo dõi biến động của vốn lưu động ở cấp độ chi tiết theo từng giao dịch.

Trước những trở ngại hiện hữu trong nền kinh tế, để duy trì hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững, thay đổi cần bắt nguồn từ chính doanh nghiệp. Cơ hội kết nối và học hỏi liên ngành, những chia sẻ về kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý chi phí và vốn lưu động, hay những thông lệ tốt trên thị trường, sẽ được trong hội thảo sắp tới của chúng tôi.

Hãy đăng ký ngay hôm nay để tham gia KPMG NEXT – Chuỗi sự kiện dành cho các doanh nghiệp tại Việt Nam trong bối cảnh kinh tế khó khăn.