Chia sẻ các kinh nghiệm triển khai kế hoạch chuyển đổi số taị Hội thảo “Chuyển đổi số trong Logistics – thực trạng vận hành Logistics và câu chuyện chuyển đổi số thành công tại Việt Nam”được tổ chức ngày 18/10 tại TP.HCM, ông Nguyễn Hoàng Giang, Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Thương mại Bia Sài Gòn (SATRACO), công ty do SABECO nắm 100% vốn và phụ trách toàn bộ hệ thống logistics của SABECO, việc chuyển đổi số ngành logistic là hành trình dài, khó khăn mà bất kể doanh nghiệp nào muốn phát triển đều phải vượt qua.

“Để bắt đầu hành trình này, doanh nghiệp cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về đội ngũ nhân sự, năng lực, ngân sách, định hướng truyền thông để có một lộ trình và phương án tốt nhất, thực hiện hiệu quả nhất, phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể”, ông cho biết.

Chương trình chuyển đổi số của SABECO nhằm cải thiện cách thức làm việc thông qua việc tối ưu hóa, chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình, bắt đầu từ chuỗi cung ứng, vận hành kho bãi, bán hàng và hệ thống kinh doanh thông minh.

Ông Nguyễn Hoàng Giang, Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Thương mại Bia Sài Gòn (SATRACO) chia sẻ tại hội thảo Chuyển đổi số trong logistics

Chuyển đổi số là một hành trình

Theo ông Giang, chuyển đổi số là một hành trình. Ông vẫn còn nhớ, trước khi thực hiện chuyển đổi số, hình ảnh mà nhân viên của SABECO nhớ nhất về anh Trưởng phòng quản lý vận tải sau khi anh ấy nghỉ hưu, là một tay cầm điện thoại, tay kia cầm tờ giấy A4 và cây bút luôn tay ghi chép. Thời đó tất cả các loại báo cáo, số liệu đều được ghi chép trên giấy, rất thủ công, mất thời gian và tính chính xác chưa cao.

“Nói vậy để thấy, vào thời kỳ trước khi chuyển đổi số, hệ thống phân phối và logistic của SABECO như một ma trận của hàng trăm chuyến xe chạy trên nhiều tuyến đường trong một ngày, hàng trăm ngàn điểm phân phối hàng, hệ thống nhà kho, số lượng hàng tồn trong ngày... Muốn có những con số này, cấp quản lý chúng tôi phải chờ đợi cấp dưới kiểm tra thủ công, rồi sau đó báo cáo lên. Thông tin rất chậm, có khi mất tới 2 ngày mới có được số liệu. Và hệ lụy của sự chậm chạp này, chính  là dịch vụ kém, năng suất thấp, kế hoạch kinh doanh không chính xác”, ông cho biết.

Được biết, SABECO có chuỗi cung ứng rộng và mạng lưới phức tạp với hệ thống 26 nhà máy, 10 công ty thương mại thành viên và mạng lưới hơn 200.000 điểm bán trải dài khắp cả nước.

Và chính lúc đó, Ban giám đốc của SABECO xác định rõ: cần phải thực hiện chuyển đổi số ngay. Chỉ có chuyển đổi số mới nâng cao được hiệu quả kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ và chất lượng sản phẩm, và cuối cùng, là củng cố thương hiệu của SABECO trên thị trường.

Thêm nữa, chuyển đổi số giúp cho SABECO cải thiện được chất lượng dịch vụ của hệ thống nhà kho, kiểm soát tốt ngồn hàng tồn kho trong bất kỳ thời điểm nào, giảm chi phí vận hành.

“Rõ ràng rằng, chuyển đổi số giúp chúng tôi xây dựng một hệ thống dữ liệu đầy đủ. Chúng tôi dùng hệ thống này để phân tích và đưa ra được các quyêt định, đường hướng kinh doanh hiệu quả nhất,” ông cho biết.

Hệ thống vận tải TMS, một mắt xích quan trọng trong việc tối ưu hoá và cải tiến các hoạt động trong vận tải.

Chọn đúng đối tác có cùng mục tiêu chuyển đổi số

Đối tác đi cùng trong quá trình chuyển đổi số là vô cùng quan trọng. Theo ông Giang, khi chọn đối tác, cần phải xem xét kỹ về điều kiện, hoàn cảnh của công ty mình trước tiên để tìm đối tác phù hợp. Đối tác này cũng phải có năng lực triển khai công việc hiệu quả vì đối với SABECO, thời điểm đó phải vừa đào tạo, vừa huấn luyện và cầm tay chỉ việc cho cả hệ thống nhân viên do đó, nếu đối tác năng lực triển khai yếu thì chắc chắn sẽ thất bại.

“Trong quá trình này, SABECO cùng đối tác của mình phải đi cùng nhau, cùng vượt qua các thách thứcđể đi đến mục tiêu cuối cùng, là chuyển đổi số thành công. Trong hành trình này chỉ cần một bên thất bại là cả hai sẽ đều thất bại”, ông khẳng định.

Để thực hiện chuyển đổi số, SABECO đã chuẩn bị kỹ về năng lực, tư duy cho đội ngũ thực thi.

“Thời kỳ của chúng tôi có may mắn là có nhiều nhân lực xuất thân từ các nền tảng của ngành logistics nên chúng tôi chuẩn bị được đội ngũ khi chuyển đổi. Chúng ta cần phải có các key persons, những người hiểu được về vận hành hệ thống logistics, về phần mềm. Họ có thể không phải là người viết phần mềm nhưng họ hiểu cách vận hành phần mềm đó, đây chính là người đóng vai trò quan trọng cho dự án thành công”.

Ngoài ra, cần phải chuẩn bị về ngân sách, đội ngũ hỗ trợ cho việc triển khai, các hoạt động truyền thông thay đổi hành vi, tập huấn cho nhân viên để tất cả mọi người sẵn sàng thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả nhất.

Cuối cùng, theo ông Giang, đối với SABECO, là không thực hiện chuyển đổi số một cách đại trà ngay từ đầu, mà bắt đầu với dự án quy mô nhỏ trước. Sau khi dự án nhỏ thành công thì triển khai sang các dự án quy mô lớn hơn, như vậy, có thể rút được kinh nghiệm và xoay trở tình thế trong cả quá trình chuyển đổi số quy mô lớn sau đó.

“Hiện chúng tôi cũng đã có thể truy xuất được hệ thống quản lý kho hàng, truy xuất được lượng tồn kho bất kỳ thời điểm nào chỉ bằng một click, điều này giúp ích cho chúng tôi rất nhiều trong việc đảm bảo sản phẩm bia tươi ra đến thị trường nhanh nhất với chất lượng cao nhất”, ông khẳng định.

Vượt qua thách thức

Ông Giang chia sẻ, trong quá trình chuyển đổi số chắc chắn sẽ có thời điểm rất khó khăn. “Thời điểm mà chúng ta có thể cảm thấy như tất cả mọi việc đang chống lại mình vậy. Lúc này, người lãnh đạo trong công ty vô cùng quan trọng. Nếu người này có được những quyết sách đúng đắn để giúp công ty vượt qua thời điểm sinh tử này thì chắc chắn họ sẽ thành công”, ông cho biết.

SABECO bước vào thời gian cao điểm triển khai hệ thống quản lý vận tải số từ cuối năm 2020 bước sang đầu năm 2021. Đây cũng đúng là thời điểm chuyển giao giữa năm cũ và năm mới. Đã có ý kiến đề nghị tạm dừng quá trình chuyển đổi số và để sang thời điểm sau Tết lại tiếp tục để tránh bị động trong mùa kinh doanh Tết. Nhưng lãnh đạo của SABECO nhận thấy, nếu dừng lại là sẽ mất đà, là sau đó có thể sẽ phải làm lại từ đầu, sẽ gặp nhiều khó khăn hơn và thậm chí, có thể thất bại. Do đó SABECO đã quyết định chuyển toàn bộ nhân viên khối vận tải sang ngồi cùng với nhân viên khối phát triển phần mềm. Phương án này đã giải quyết được cơ bản tất cả các vấn đề phát sinh ngay tại thời điểm đó, và giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn này, vững bước đi tiếp trong hành trình chuyển đổi số trong giai đoạn sau đó.

Nếu nhìn trên phương diện toàn cảnh, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ. Nhưng trên thực tế, chuyển đổi số còn mang đến một lợi ích không nhìn thấy được ngay, đó là nâng cao năng lực của cán bộ, nhân viên và công nhân của công ty. “Lợi ích này rất lớn mà chúng ta không nhìn thấy, không đo đếm được ngay nhưng nó sẽ là lợi ích lâu dài và bền vững trong quá trình phát triển của doanh nghiệp”, ông Giang nhận định.

Qua gần 5 năm kể từ thời điểm bắt đầu quá trình chuyển đổi số, SABECO đã đạt được các kết quả đáng khích lệ. Tuy nhiên, ông Giang cho rằng, hành trình chuyển đổi số chưa kết thúc. “Chúng tôi sẽ tiếp tục hành trình này sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, của khách hàng trong thời gian tới. Đây là một quá trình chưa bao giờ kết thúc”, ông kết luận.