Tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp

Sau nửa năm triển khai thí điểm tại một số quận, huyện, bắt đầu từ tháng 5/2015, VNPT Hà Nội đã chính thức áp dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán cước viễn thông - Internet trên toàn TP. Hà Nội. Việc triển khai hóa đơn điện tử sau đó đã được VNPT mở rộng ra nhiều tỉnh/thành phố khác như Hải Dương, Quảng Bình…

Tháng 11/2015, Tổng công ty Viễn thông quân đội Viettel (Viettel Telecom) cũng thông báo tới khách hàng sẽ triển khai hóa đơn điện tử trên toàn TP. Hà Nội. Trước đó, vào tháng 9/2015, Viettel đã thử nghiệm tại quận Cầu Giấy và rút ra được nhiều kinh nghiệm trong quá trình triển khai. Không chỉ trong lĩnh vực viễn thông, hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn khác như Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) cũng đã từng bước áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hoá đơn tự in.

Hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp viễn thông lựa chọn.

Có thể nói, việc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã mang lại cho khách hàng sự thuận tiện và nhanh chóng trong giao dịch. Ngoài ra, còn đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin, lưu trữ, cũng như tra cứu hóa đơn được dễ dàng.

Mặt khác, việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử cũng mang lại lợi ích nhiều mặt cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có quy mô phát hành thường xuyên và với số lượng lớn chứng từ, hóa đơn như viễn thông, điện, nước, xăng dầu, ngân hàng, tín dụng… việc triển khai hóa đơn điện tử có ý nghĩa đáng kể trong tối ưu chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tháo gỡ băn khoăn cho khách hàng

Mặc dù có nhiều ưu điểm đã được ghi nhận, tuy nhiên, đối với nhiều người dân Việt Nam, hóa đơn điện tử còn là khái niệm khá mới mẻ, không phải khách hàng nào cũng chấp nhận ngay việc thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hình thức mới. Do đó, những vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai là điều không thể tránh khỏi.

Theo phản ánh của khách hàng, phần lớn vướng mắc là các vấn đề như: khách hàng quên ID, mật khẩu đã được cấp, đề nghị thay đổi thông tin trên hóa đơn, không chấp nhận hóa đơn điện tử, yêu cầu cấp hóa đơn giấy như cũ…

Trở lại câu chuyện của ngành viễn thông, gần đây khi Viettel thông báo tới khách hàng của mình về việc sẽ áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn TP. Hà Nội, một số khách hàng băn khoăn, nhân viên thu cước không có biên lai, không ký nhận, mọi thông tin khách hàng muốn biết thì phải truy cập vào mạng để xem nội dung trên hóa đơn điện tử. Như vậy họ không yên tâm.

Giải đáp những thắc mắc này, đại diện Viettel cho biết, nhân viên Viettel đi thu cước của khách hàng theo hình thức hóa đơn điện tử bắt buộc phải đeo thẻ theo đúng quy định. Ngay sau khi khách hàng thanh toán tiền, nhân viên Viettel phải gạch nợ cước để hệ thống của Viettel tự động trả tin nhắn từ đầu số 195 (nếu là số điện thoại Viettel) hoặc DV_CODINH (nếu là số điện thoại mạng khác) vào số điện thoại liên hệ của khách hàng, hoặc số điện thoại khách hàng yêu cầu ngay tại thời điểm nộp tiền. Những đầu số này là không thể giả mạo nên khách hàng có thể yên tâm khi thanh toán cước cho nhân viên Viettel. Trường hợp nhân viên thu cước không thực hiện được đúng quy trình nêu trên, khách hàng có thể xác minh bằng cách gọi lên tổng đài của Viettel để được hỗ trợ kịp thời.

Mặt khác, Viettel sẽ gửi hóa đơn điện tử tới địa chỉ mail khách hàng đăng ký. Hoặc khách hàng có thể chủ động nhận hóa đơn điện tử trên website của Viettel. Trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn khi truy xuất hóa đơn điện tử (khách hàng là người cao tuổi, không sử dụng internet…), Viettel sẵn sàng hỗ trợ khách hàng in bản thể hiện hóa đơn điện tử tại hệ thống cửa hàng Viettel trên toàn quốc.

Cũng theo đại diện Viettel, khách hàng cần kiểm tra tin nhắn được hệ thống Viettel trả về ngay sau khi  thanh toán tiền qua đầu số 195 hoặc DV_CODINH. Trường hợp thông tin không chính xác, khách hàng có quyền yêu cầu nhân viên thu cước của Viettel giải đáp hoặc gọi lên tổng đài Viettel 19008198 để được hỗ trợ nhanh chóng.