Ghi nhận hiệu quả tích cực từ quá trình thí điểm

Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Cục Hải quan, Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan (Cục Hải quan) đã phối hợp với các Chi cục Hải quan khu vực triển khai thí điểm chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS. Từ cuối tháng 5/2025, chức năng tự động phân công đã được kích hoạt và thử nghiệm tại Chi cục Hải quan khu vực III và IV.

Chức năng tự động phân công được thiết kế áp dụng cho các tờ khai đăng ký trên hệ thống và được phân luồng kiểm tra hồ sơ (luồng vàng). (Ảnh tư liệu)

Tại khu vực III, trong 3 ngày thí điểm, hệ thống đã xử lý 720 tờ khai (trừ tờ khai C11 và luồng xanh), trong đó có 609 tờ khai được phân công tự động, 111 tờ khai phân công thủ công. Đặc biệt, hệ thống còn tự động phân công 61 tờ khai ngoài giờ hành chính, góp phần đảm bảo tiến độ thông quan.

Tại khu vực IV, từ ngày 31/5 đến 2/6/2025, tổng cộng 2.063 tờ khai được phân công tự động tại các địa phương như Hà Nam, Hưng Yên, Hải Dương, Nam Định. Việc triển khai cho thấy chức năng này giúp giảm thời gian xử lý tờ khai, phân bổ hợp lý khối lượng công việc giữa các công chức, đồng thời nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ.

Qua thí điểm, cơ quan Hải quan nhận thấy, chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Quá trình phân công được thực hiện ngẫu nhiên, tuần tự, không phụ thuộc vào doanh nghiệp, loại hình tờ khai hay mặt hàng, đảm bảo tính khách quan, minh bạch. Hệ thống giúp giảm tải cho lãnh đạo các đơn vị, tiết kiệm thời gian phân công, kể cả khi lãnh đạo vắng mặt. Đặc biệt, công chức được phân công phải nâng cao năng lực chuyên môn để xử lý đa dạng các loại hình hồ sơ, góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ toàn ngành.

Việc triển khai thí điểm chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS bước đầu đã mang lại hiệu quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức và thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Hải quan.

Kích hoạt và sử dụng toàn quốc từ 1/7

Để hệ thống vận hành tối ưu, phù hợp thực tiễn, Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan đã báo cáo Lãnh đạo Cục Hải quan ban hành công văn số 9689/CHQ-CNTT hướng dẫn Chi cục Hải quan các khu vực về việc kích hoạt và sử dụng chức năng này.

Chức năng tự động phân công được thiết kế áp dụng cho các tờ khai đăng ký trên hệ thống và được phân luồng kiểm tra hồ sơ (luồng vàng), chỉ thực hiện phân công kiểm tra hồ sơ mà không áp dụng cho kiểm tra thực tế hàng hóa. Hệ thống sẽ tự động phân công cho các công chức có quyền kiểm tra hồ sơ, được đăng ký trên màn hình “Đăng ký công chức phân công tự động” theo nguyên tắc quay vòng tuần tự trên danh sách tài khoản đã đăng ký.

Khi tất cả công chức đã được phân công, hệ thống sẽ quay vòng lại từ công chức đầu tiên. Việc đăng ký danh sách công chức phân công được thực hiện qua phần mềm đầu cuối VNACCS và khi có thay đổi, người phân công phải cập nhật lại danh sách.

Trong trường hợp phát sinh các tình huống đặc biệt như tờ khai nhánh, tờ khai chung container hoặc công chức vắng đột xuất, người phân công có thể điều chỉnh thủ công và cập nhật lý do thay đổi ngay tại thời điểm điều chỉnh. Hệ thống hoạt động liên tục 24/7, tự động phân công khi có tờ khai mới phát sinh, do đó công chức cần thực hiện đúng thời hạn kiểm tra hồ sơ theo quy định pháp luật.

Việc đăng ký danh sách công chức chỉ thực hiện một lần ban đầu và cập nhật khi có thay đổi; trong thời gian cập nhật, tờ khai mới chưa được phân công tự động, người phân công phải xử lý thủ công. Đối với các đơn vị có nhiều bộ phận xử lý tờ khai theo nhóm riêng biệt, cần phối hợp với Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan để cấu hình mã bộ phận và phân quyền phù hợp, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng đúng mã bộ phận khi đăng ký tờ khai để đảm bảo phân công chính xác.

Việc ứng dụng công nghệ tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ không chỉ giúp ngành Hải quan hiện đại hóa quản lý mà còn góp phần xây dựng môi trường thông quan minh bạch, chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển kinh tế đất nước.