Áp lực từ hàng trăm văn bản mỗi ngày

Những buổi chiều chạng vạng ở trụ sở UBND xã Hoằng Hóa hơn một tháng trước, ánh đèn phòng làm việc hắt ra sáng rực. Tiếng gõ bàn phím lách cách. Trên bàn làm việc của các cán bộ, chồng văn bản kẹp ghim cao ngất.

Mỗi ngày, tại xã Hoằng Hóa có khoảng 100 văn bản gửi về. Xã phát hành thêm gần 40 văn bản đi. Con số ấy chỉ là phần nổi, vì chưa tính hàng loạt thủ tục như khai sinh, khai tử, chứng thực, hòa giải tranh chấp và những việc không tên khác.

Hoằng Hóa là một xã mới, được sáp nhập từ 6 đơn vị cũ. Địa bàn rộng hơn. Đầu việc nhiều gấp bội. Cán bộ tập trung về một đầu mối duy nhất. Những việc trước đây chia nhỏ nay dồn vào một bộ máy chung. Bài toán đặt ra rất hóc búa: Làm thế nào để hàng trăm đầu việc không bị bỏ sót, không bị trôi hạn, hay bị đùn đẩy qua lại?

Kiosk điện tử được triển khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hoằng Hóa, hỗ trợ người dân lấy số tự động, định danh và phân luồng khi giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: Minh Quyết

Ví dụ, sau cuộc họp giải phóng mặt bằng, một thông báo kết luận của Chủ tịch xã có thể sinh ra 15 nhiệm vụ. Công việc được phân bổ cho nhiều phòng ban. Mỗi việc cần một người gánh vác, kèm thời hạn ngặt nghèo và sản phẩm rõ ràng. Từ giải phóng mặt bằng đến tiến độ công trình đều phải chạy đua với thời gian.

Cán bộ văn phòng phải đọc từng trang giấy dài. Họ tự bóc tách nhiệm vụ, dò dẫm xem việc của ai rồi nhập vào Excel. Mãi đến cuối ngày, khi đã mỏi nhừ tay, việc tổng hợp mới bắt đầu. Cứ thế, vòng luẩn quẩn lặp lại. Đọc văn bản, tách nhiệm vụ, nhập máy, nhắc việc rồi báo cáo. Khi đầu việc phồng to, nguy cơ bỏ sót và nhầm lẫn lơ lửng trên đầu mỗi người.

“Việc nhiều như núi mà người chỉ có ngần ấy, làm sao hoàn tất nhiệm vụ?”, câu hỏi ấy ám ảnh cả ngày lẫn đêm. Lãnh đạo xã và cán bộ mong mỏi, nghĩ suy tìm một lối đi khác. Ý tưởng dùng AI ra đời từ đó, với nhu cầu rất cụ thể: giảm thao tác thủ công, giải phóng thời gian để cán bộ tập trung chuyên môn.

Đặt hàng phần mềm theo nhu cầu thực tế

Trước khi tìm ra giải pháp, cán bộ xã Hoằng Hóa từng loay hoay đủ cách. Họ dùng thử các công cụ AI miễn phí trên mạng để soạn thảo báo cáo hay xử lý tài liệu. Công nghệ sơ khai ấy cũng giúp rà soát lỗi chính tả phần nào.

Nhưng công cụ miễn phí giống như chiếc áo đi mượn. Chúng chật chội và đầy bất cập. Dung lượng bị giới hạn. Số lượt dùng trong ngày rất ít. Chúng không đủ sức đáp ứng khối lượng công việc lớn của xã. Quan trọng nhất, trong môi trường công vụ, AI phải đảm bảo độ chính xác và an toàn thông tin tuyệt đối.

Từ thực tế đó, lãnh đạo xã làm việc trực tiếp với VNPT Hoằng Hóa. Họ ngồi lại với nhau, trải lòng về những góc khuất trong vận hành. Theo ông Lê Bỉnh Nam, Phó chủ tịch xã Hoằng Hóa, đây là nhu cầu tự thân của địa phương. Tỉnh không hề bắt buộc việc này. Hệ thống điều hành chung của tỉnh vẫn dùng bình thường.

Công nghệ không thể thay thế con người trong việc đánh giá nhân cách hay chịu trách nhiệm hành chính. Quyền phán quyết cuối cùng vẫn nằm trong tay con người.

Thế nhưng, Hoằng Hóa cần thêm một công cụ sắc bén giúp bóc tách nhiệm vụ đến từng người và theo dõi tiến độ sát sao. Xã không cần một phần mềm trưng bày để nhập dữ liệu hình thức. Xã muốn một hệ thống sống gắn liền với toàn bộ quy trình giao việc và đánh giá kết quả.

Sau nhiều đêm trăn trở, VNPT đưa ra phương án. Họ cho cán bộ dùng thử, lắng nghe góp ý rồi điều chỉnh. Giờ đây, phần mềm đã cơ bản hoàn thiện và chuẩn bị triển khai chính thức. Hệ thống có 4 phân hệ chính: quản lý điều hành, KPI, quản lý địa bàn và phòng họp không giấy tờ. Giai đoạn đầu, xã ưu tiên phân hệ quản lý điều hành và KPI. Họ tích hợp AI để hỗ trợ soạn thảo, tổng hợp và phân tích dữ liệu.

AI bóc tách nhiệm vụ, theo dõi tiến độ

Trước đây, cầm thông báo kết luận với 15 nhiệm vụ, cán bộ văn phòng phải tự đọc và gõ từng đầu việc. Công đoạn ấy ngốn mất cả tiếng đồng hồ.

Giờ đây, với hệ thống mới, AI ra tay hỗ trợ. Nó đọc văn bản rất nhanh, nhận diện nhiệm vụ, thời hạn và đơn vị chịu trách nhiệm. Chỉ trong nháy mắt, đầu việc được bóc tách rõ ràng. Chúng chuyển thành nhiệm vụ điện tử nằm ngay ngắn trên hệ thống để lãnh đạo đôn đốc.

Đơn cử, Phòng Kinh tế được giao làm việc với một hộ dân để vận động giải phóng mặt bằng. Để chứng minh kết quả, cán bộ phải có giấy mời, biên bản làm việc hoặc tài liệu liên quan. Tất cả được quét và cập nhật trực tiếp lên hệ thống.

Phần mềm không chỉ xác định ai làm gì và thời hạn ra sao. Nó còn theo dõi sát sao sản phẩm đầu ra. Nhiệm vụ giao cho chuyên viên, làm xong qua trưởng phòng kiểm tra, rồi trình Chủ tịch xem xét. Khi đáp ứng yêu cầu, người có thẩm quyền bấm nút xác nhận hoàn thành. Toàn bộ hành trình được lưu vết minh bạch.

Lãnh đạo xã ngồi một chỗ nắm bắt trọn vẹn tiến độ. Bộ phận văn phòng trút bỏ gánh nặng tổng hợp thủ công. Chuyên viên biết rõ trách nhiệm và sản phẩm mình phải nộp. Một yêu cầu khác là tích hợp các phần mềm rời rạc vào một cổng truy cập chung. Thay vì mở hàng chục đường link khác nhau, nay cán bộ chỉ cần đăng nhập một địa chỉ duy nhất.

Ông Lê Bỉnh Nam cho biết, hệ thống giúp lãnh đạo soi chiếu từng bước đi của cán bộ, từng tờ văn bản từ khi giao việc đến lúc hoàn thành. Đây là cơ sở khách quan để đánh giá công tác hằng tháng và hằng quý.

Đo lường hiệu quả công việc bằng KPI

Đánh giá thi đua lâu nay dễ sa vào tình trạng cả nể hoặc cảm tính. Nhưng phân hệ KPI trong đơn đặt hàng của xã Hoằng Hóa đã thay đổi cuộc chơi. Nó đo lường chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng người.

Ông Lê Đăng Nam, Giám đốc VNPT Hoằng Hóa cho biết, khi 6 xã gộp lại, công việc dồn ứ. Trình độ tiếp cận công nghệ của cán bộ không đồng đều. Vì vậy, VNPT đã cùng xã xây dựng bộ chỉ số KPI chuẩn mực. Nhiệm vụ gắn chặt với người thực hiện, thời gian và sản phẩm đầu ra.

Bộ chỉ số được chia tỷ lệ rất rõ: 30% nhiệm vụ theo văn bản của tỉnh và cấp ủy Đảng; 70% nhiệm vụ do lãnh đạo xã hoặc trưởng phòng giao phó. Cách làm này lật ngược nếp cũ. Nó giúp đánh giá cán bộ dựa trên con số biết nói và sản phẩm thực tế, thay vì dựa vào những lời nhận xét chung chung.

Tất nhiên, AI chỉ hỗ trợ phân tích văn bản và cập nhật dữ liệu KPI. Công nghệ không thể thay thế con người trong việc đánh giá nhân cách hay chịu trách nhiệm hành chính. Quyền phán quyết cuối cùng vẫn nằm trong tay con người.

VNPT đồng hành cùng xã hoàn thiện giải pháp

Câu chuyện hợp tác giữa VNPT và xã Hoằng Hóa không dừng lại ở việc bàn giao phần mềm là xong chuyện. Đó là một hành trình đồng cam cộng khổ.

Ông Lê Đăng Nam kể lại, ngay từ những ngày đầu sáp nhập, lực lượng kỹ thuật VNPT đã có mặt. Họ chuẩn bị hạ tầng viễn thông, lắp máy tính và kéo cáp Internet tại các địa điểm làm việc mới. Cán bộ dọn về là có thể cắm điện và làm việc ngay.

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, VNPT phối hợp triển khai kiosk lấy số tự động, hỗ trợ định danh và phân luồng người dân. Áp lực ùn tắc được giải tỏa nhanh chóng. Thời gian chờ đợi của người dân giảm đi đáng kể.

Bên cạnh đó, VNPT tổ chức đào tạo thực chiến cho toàn bộ 54 cán bộ, công chức của xã. Họ hướng dẫn cách dùng AI xử lý văn bản hằng ngày và gợi ý giải quyết tình huống dân sinh.

Điều đáng quý là kỹ sư VNPT không ngồi phòng máy lạnh để tưởng tượng. Họ lội về cơ sở, ngồi lỳ ở các phòng ban để tìm hiểu vướng mắc thực tế. Phần mềm đưa ra dùng thử, thấy vướng ở đâu là sửa ngay ở đó, không áp đặt sản phẩm đóng gói sẵn.

Mỗi địa phương có quy mô và bài toán riêng. Một phần mềm dùng chung chỉ giải quyết được nhu cầu phổ thông ngoài bề mặt. Nó chưa chắc đã chữa lành được bệnh thâm niên của từng xã.

Nhìn lại hành trình từ áp lực quay cuồng với 100 văn bản mỗi ngày và những bảng Excel mỏi mắt, xã Hoằng Hóa đã tự viết nên câu chuyện đẹp. Họ dám nghĩ, dám làm và đặt hàng một hệ thống “may đo” riêng. Họ mượn sức mạnh AI để làm nhẹ gánh nặng hành chính.

Đây không phải câu chuyện AI cướp mất việc của cán bộ. Càng không phải ảo tưởng cứ đưa máy móc vào là xong việc. Giá trị cốt lõi của công nghệ là giúp cán bộ giảm thao tác thủ công, giúp quản lý nắm chắc tiến độ và bộ máy sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Một phần mềm tốt không cần quá ôm đồm tính năng. Nó phải giải quyết trúng vấn đề của người sử dụng. Xã Hoằng Hóa đang tự tay may cho mình một chiếc áo AI vừa vặn từ chính mồ hôi nơi góc bàn làm việc mỗi sớm mai.