Từ việc quyết liệt giải quyết những "điểm nghẽn" của quy trình thủ công, đơn vị đã bứt phá với tốc độ vận hành tăng 50%, hướng tới mục tiêu số hóa 100% nghiệp vụ khách hàng vào năm 2030 để khẳng định vị thế trung tâm logistics trọng điểm phía Nam.

Từ "miền hậu phương" chiến lược đến Trung tâm logistic phức hợp

Thành lập cách đây 25 năm, ICD Tân Cảng Sóng Thần (ICDST) là điểm thông quan nội địa đầu tiên của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn (TCT TCSG), với sứ mệnh trở thành "miền hậu phương" quan trọng, trung tâm tập kết và trung chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cho hệ thống cảng biển của TCT TCSG tại khu vực Đông Nam Bộ và vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.

Song hành và phát huy truyền thống Anh hùng Lao động của TCT TCSG, trong suốt chặng đường phát triển, ICDST đã luôn nỗ lực không ngừng trong đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng, đa dạng hóa loại hình dịch vụ kho bãi, logistics trọn gói đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng. Từ một đơn vị kinh doanh kho bãi cơ bản, đến nay, ICDST đã trở thành mắt xích quan trọng trong hệ sinh thái dịch vụ của TCT TCSG, giữ vai trò kết nối chiến lược giữa cảng biển - doanh nghiệp xuất nhập khẩu - khu công nghiệp tại khu vực, đồng thời đóng góp thiết thực vào sự phát triển kinh tế xã hội của khu vực.

Tuy nhiên, bên cạnh các thành tích đã đạt được, ICDST vẫn trăn trở về những hạn chế trong quản trị nội bộ. Quá trình xử lý công việc còn nặng về thủ công, sử dụng nhiều văn bản giấy tờ. Việc trình ký và phê duyệt nội bộ tiêu tốn nhiều thời gian, ít nhiều ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng dịch vụ.

Thực hiện chủ trương về cải cách hành chính và chuyển đổi số, đặc biệt là Nghị quyết về Chuyển đổi số của Đảng ủy, ICDST xác định chuyển đổi số là xu hướng bắt buộc, không còn là sự lựa chọn có hoặc không. ICD Tân Cảng Sóng Thần đã hành động quyết liệt, tập trung đầu tư hiện đại hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và ứng dụng các tiện ích, phần mềm phục vụ công tác quản trị, điều hành và cung cấp dịch vụ. Tiêu biểu có các phần mềm về quản lý kho hàng, quản lý vận tải, phần mềm kho ngoại quan, ứng dụng ký hợp đồng điện tử, hệ thống quản lý an ninh, và nền tảng quản trị số Base.vn.

ICD Tân Cảng Sóng Thần - Trung tâm logistic quan trọng của khu vực Đông Nam Bộ

Hợp tác cùng Base.vn - quyết tâm chuyển đổi số toàn diện

ICDST là một đơn vị quốc phòng làm kinh tế. Vì vậy, khi áp dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp đòi hỏi nền tảng quản trị phải đáp ứng các quy định nội bộ riêng biệt. Anh Nguyễn Duy Hiệp, Phụ trách dự án chuyển đổi số tại Tân Cảng Sóng Thần cho biết, Base.vn được lựa chọn do đáp ứng được nhiều các yêu cầu đặc thù ở các khía cạnh khác nhau.

- Đáp ứng các Quy định nội bộ: ICDST là đơn vị quốc phòng làm kinh tế, nên có những quy định riêng. Base đủ linh hoạt để giải quyết các vấn đề này. Ví dụ như việc quản lý quân số nội bộ, chuyển tiếp các văn bản hay theo dõi tiến độ xử lý công việc đặc thù của môi trường quân đội.

- Đáp ứng với con người: Đối với khối nhân sự lớn tuổi, người lao động đã quen với cách làm truyền thống. Tuy nhiên, Base rất tiện lợi, giao diện thân thiện và dễ dùng, giúp các cán bộ, người lao động dễ dàng tiếp cận, sử dụng.

- Đáp ứng công nghệ: Các phần mềm của Base đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc, quản trị vận hành với một doanh nghiệp nhiều quy trình đặc thù của ngành logistics như ICDST. Công việc được quản lý hiệu quả, các đều xuất được phê duyệt nhanh chóng, quy trình làm việc cũng trở nên rõ ràng.

- Linh hoạt & tiện lợi: Ban lãnh đạo giờ đây có thể phê duyệt trực tiếp trên máy tính, laptop, máy tính bảng hay điện thoại, giúp việc vận hành trở nên thông suốt, nhanh chóng, ngay cả khi các cấp quản lý không có mặt tại đơn vị.

Cán bộ, nhân viên tại ICD Tân Cảng Sóng Thần xử lý công việc trên nền tảng Base.vn

Kết quả chuyển đổi số khả quan - Nâng cấp toàn diện tốc độ vận hành

Sau quá trình triển khai, việc chuyển đổi số đã mang lại những thay đổi rõ rệt trong vận hành của đơn vị.

Tăng tốc xử lý & phê duyệt giấy tờ: Tốc độ xử lý công việc chung nhanh hơn khoảng 50% so với trước đây. Đặc biệt, quy trình luân chuyển văn bản và phê duyệt công văn trở nên cực kỳ nhanh chóng, đẩy nhanh tốc độ xử lý phê duyệt từ 80% đến 100%. Ban Giám đốc có thể xử lý phê duyệt ở mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối mạng thông qua phần mềm phê duyệt tích hợp chữ ký điện tử.

Tối ưu hóa Quy trình: "Quy trình vẫn giống như trên giấy nhưng nhẹ nhàng hơn, rõ ràng hơn và tối ưu thời gian xử lý hơn đến 90%" - Anh Nguyễn Duy Hiệp chia sẻ. Nhờ đó, công tác quản lý công việc, quy trình và tiến độ của từng nhiệm vụ trở nên rõ ràng và chủ động hơn, dễ dàng xác định phòng/khu nào đang bị tắc để xử lý kịp thời.

Chủ động Dòng tiền: Một cải tiến quan trọng là việc số hóa quy trình tài chính. Các quy trình ký duyệt thanh toán và đề nghị tạm ứng được thực hiện trực tiếp trên nền tảng. Hơn thế nữa, Phòng Tài chính - Kế toán đã phối hợp với ngân hàng để cho phép ký ủy nhiệm chi ngay trên ứng dụng Base sau khi phê duyệt, đảm bảo dòng tiền được giải quyết kịp thời mà không phải chờ lãnh đạo có mặt.

Hiệu suất Cá nhân: Việc chuyển đổi số còn mang lại lợi ích cụ thể cho từng nhân viên. Chị Hà, Trưởng ban Hành chính Nhân sự, cho biết Base giúp chị phát triển kỹ năng tổ chức công việc tốt hơn. Ước tính, chị đã tiết kiệm được 80% thời gian làm việc nhờ việc quản lý nhiệm vụ rõ ràng và hệ thống báo, nhắc việc tự động. Công tác in ấn tại đơn vị cũng giảm từ 30-50%. Ngoài ra việc chuyển đổi số cũng giúp ích rất nhiều trong công tác tổ chức cuộc họp, hay quản lý khối lượng văn bản đồ sộ một cách hiệu quả.

Tầm nhìn 2030: Tiếp tục hiện đại hóa hệ thống, hướng tới số hóa toàn trình với 100% nghiệp vụ liên quan đến khách hàng được số hóa

Thành công ban đầu là tiền đề để ICD Tân Cảng Sóng Thần đặt ra mục tiêu lớn hơn. Theo Thượng tá Trần Trí Dũng - Giám đốc ICD Tân Cảng Sóng Thần, chủ trương chuyển đổi số của ICDST giai đoạn 2023-2025 và tầm nhìn đến năm 2030, đơn vị phấn đấu cơ bản hoàn thành chuyển đổi số, quản trị vận hành trên nền tảng công nghệ số đạt Mức 5, với 100% các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng được thực hiện trên môi trường số.

Thượng tá Trần Trí Dũng - Giám đốc ICD Tân Cảng Sóng Thần

Trong giai đoạn tiếp theo, ICDST tập trung triển khai các bước đi chiến lược nhằm xây dựng hệ thống số toàn trình, qua đó nâng cao năng lực quản trị, tối ưu năng suất lao động và tạo ra giá trị phát triển bền vững. Những nỗ lực này không chỉ phục vụ hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh mà còn đóng góp thiết thực cho sự phát triển kinh tế - xã hội, gắn liền với nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.

Kế thừa truyền thống 25 năm xây dựng và trưởng thành, cùng dấu ấn 3 lần vinh dự đón nhận Huân chương Lao động của Chủ tịch nước, ICD Tân Cảng Sóng Thần kiên định với phương châm “Nâng tầm dịch vụ - Đồng hành phát triển”. Doanh nghiệp luôn giữ vững bản lĩnh và tinh thần của người lính, đề cao kỷ luật trong quản trị, linh hoạt trong giải pháp và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, lấy sự thành công của đối tác và khách hàng làm động lực phát triển trên chặng đường tương lai.