Nguyên tắc 80/20, còn gọi là nguyên tắc/nguyên lý Pareto, là ý tưởng của nhà kinh tế người Italia, Vilfredo Pareto. Theo nguyên tắc này, 80% kết quả được tạo ra chỉ từ 20% nỗ lực. Bằng cách tối ưu hóa 20% này và giảm phần còn lại, mỗi người có thể đạt được kết quả cao nhất trong công việc.

Đặt trong trường hợp một doanh nghiệp non trẻ, nguồn lực nhân sự còn hữu hạn, nhà sáng lập nên cân nhắc áp dụng nguyên tắc Pareto để phát huy tối đa sức mạnh của đội ngũ.

Các chuyên gia gợi ý, việc đầu tiên nhà sáng lập nên làm là dùng 80% thời gian để nghe và 20% để nói. Nhiều nhà sáng lập, vì muốn chứng tỏ sức kiểm soát của mình, thường nói quá nhiều, quá chi tiết về những điều đội ngũ cần làm, khiến các thành viên cảm thấy bị sai khiến, ít có cơ hội để học hỏi và phát triển. Về lâu dài, các nhà sáng lập không thể nhìn ra những mối lo ngại mà nhân sự cấp dưới đang đối mặt, chưa kể còn làm họ mất đi năng lực và động lực phấn đấu.

Thay vì nói quá nhiều, các nhà sáng lập, nhà quản lý nên dùng phần lớn thời gian để lắng nghe một cách chú tâm, để hiểu được những khó khăn, quan ngại của đội ngũ. Cách tiếp cận này sẽ mang lại hiệu quả cho cả 2 phía: nhân viên cảm thấy hạnh phúc khi ý tưởng của họ được lắng nghe và đánh giá cao; trong khi người đứng đầu tiếp cận nhiều thông tin để trao quyền tốt hơn, tạo điều kiện cho nhân sự phát triển.

Đây cũng là tiền đề để nhà quản lý chuyển sang bước tiếp theo: dùng 80% thời gian để hỏi và 20% là để trả lời. Thông thường, khi đội ngũ gặp vấn đề hoặc thử thách, nhiều nhà sáng lập sẽ ngay lập tức đưa ra giải pháp. Họ tin rằng, cách này sẽ giúp cả nhóm tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế lại “lợi bất cập hại”. Việc đưa ra phương án giải quyết ngay lập tức khiến đội nhóm ngày càng phụ thuộc vào nhà sáng lập, lâu dần sẽ mất đi năng lực tư duy phê phán để vượt qua thử thách trong công việc.

Thay vì sa đà vào cung cấp đáp án, lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt ra những câu hỏi gợi mở để đội ngũ phát triển năng lực giải quyết vấn đề, từ đó tự tìm ra các câu trả lời. Ban đầu, guồng quay trong doanh nghiệp có thể chậm lại, nhưng về dài hạn, đây lại là cách làm hiệu quả hơn cả, giúp đội ngũ phát triển nội lực, tự tin với năng lực giải quyết vấn đề, cảm thấy mình được trao quyền và tin tưởng. Khi đó, cả tổ chức sẽ cùng tiến xa, nhanh và hiệu quả hơn.

Cuối cùng, nhà sáng lập nên dành 80% thời gian khen ngợi nhân viên và 20% thời gian phê bình. Với tư cách là người đứng đầu, nếu phê phán quá nhiều, nhà sáng lập sẽ làm suy giảm động lực phấn đấu của nhân viên, khiến họ không có tinh thần tập trung vào công việc.

Tất nhiên, quy tắc trên không đồng nghĩa với việc bỏ qua hoàn toàn các lời nhận xét hay góp ý, mà nhìn rộng ra, đây chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ chiến lược. Dù cho khen ngợi hay phê phán, người quản lý nên xây dựng thái độ tích cực, đi vào từng hành động, biểu hiện cụ thể, thay vì nhận xét chung chung.

Đặc biệt, nếu đưa ra góp ý cho nhân sự, nhà sáng lập được khuyên không nên phán xét, đánh giá toàn bộ con người họ, mà chỉ tập trung phương án để giúp họ thay đổi hành vi, thái độ theo hướng phù hợp hơn.