Thông tư số 25/2026/TT-BTC đang thiết lập một chuẩn mực mới đối với đội ngũ nhân sự đại lý hải quan khi đồng bộ mã số hành nghề với định danh cá nhân và yêu cầu cập nhật kiến thức định kỳ.

Việc minh bạch hóa lịch sử hành nghề không chỉ siết chặt kỷ cương chuyên môn mà còn xác lập rõ trách nhiệm cá nhân trong toàn bộ quá trình hoạt động.

Ảnh minh họa.

Trong nhiều năm, công tác quản lý nhân sự đại lý hải quan gặp khó do dữ liệu phân tán. Không ít trường hợp nhân sự vi phạm tại một địa phương có thể chuyển sang địa phương khác, tiếp tục hành nghề dưới pháp nhân mới mà không để lại dấu vết. Thực tế này khiến thị trường dịch vụ khai báo hải quan tiềm ẩn nhiều rủi ro, thậm chí phát sinh tình trạng cho thuê, cho mượn chứng chỉ hành nghề.

Theo Ban Giám sát quản lý về hải quan (Cục Hải quan), việc quản lý mã số nhân viên làm thủ tục hải quan theo định danh cá nhân đã thiết lập cơ chế cá nhân hóa trách nhiệm rõ ràng. Mã số được gắn với số căn cước công dân, liên thông với lý lịch tư pháp và không thể thay đổi. Khi một cá nhân vi phạm và bị thu hồi mã số, hệ thống quản trị rủi ro quốc gia sẽ tự động khóa định danh này trên phạm vi toàn quốc.

Cơ chế này đồng nghĩa với việc mỗi nhân sự phải chịu trách nhiệm trực tiếp với hoạt động nghề nghiệp của mình. Trong môi trường hải quan số, uy tín nghề nghiệp gắn liền với dữ liệu hệ thống; nếu bị đánh giá tiêu cực, khả năng quay lại thị trường gần như không còn.

Cũng theo đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan, sự thay đổi này buộc nhân viên đại lý phải nâng cao bản lĩnh nghề nghiệp. Nếu trước đây, dưới áp lực từ doanh nghiệp hoặc khách hàng, một số trường hợp chấp nhận ký xác nhận hồ sơ chưa đầy đủ, thì nay khi rủi ro gắn trực tiếp với cá nhân, người lao động sẽ thận trọng hơn và chủ động từ chối các yêu cầu trái quy định.

Bên cạnh đó, quy định đối chiếu dữ liệu định danh với hệ thống bảo hiểm xã hội và dịch vụ công theo thời gian thực cũng góp phần loại bỏ các đại lý “ma”, bảo đảm chỉ những nhân sự làm việc thực chất mới được ghi nhận.

Liên quan đến điều kiện duy trì quyền hành nghề, khoản 4 Điều 1 Thông tư số 25/2026/TT-BTC quy định, các nhân sự có chứng chỉ từ 5 năm trở lên phải hoàn thành tối thiểu 24 tiết cập nhật kiến thức trong vòng 3 năm gần nhất. Đây được xem là cơ chế đánh giá năng lực định kỳ, yêu cầu người làm nghề liên tục cập nhật quy định mới.

Trong bối cảnh các hiệp định thương mại như CPTPP, EVFTA thường xuyên điều chỉnh quy tắc về thuế và xuất xứ, việc cập nhật kiến thức trở thành yêu cầu bắt buộc để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo ông Bùi Ngọc Niệm, đại diện doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan khu vực II, việc bố trí nhân sự tham gia đào tạo trong khi hoạt động tại cửa khẩu, kho bãi vẫn liên tục là thách thức lớn. Doanh nghiệp vừa phát sinh chi phí đào tạo, vừa thiếu nhân lực tại hiện trường.

“Nếu không tổ chức hợp lý, nhân sự có thể bị khóa mã hành nghề khi hết hạn gia hạn, kéo theo ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp”, ông Bùi Ngọc Niệm cho biết.

Từ phía cơ quan quản lý, đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan cho rằng đây là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ. Quá trình đào tạo được giám sát chặt chẽ thông qua hệ thống điện tử; nếu không đáp ứng đủ thời lượng hoặc nội dung, hồ sơ gia hạn sẽ bị từ chối.

Theo đó, quy định 24 tiết học không chỉ là điều kiện duy trì hành nghề mà còn là cơ chế sàng lọc. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Hải quan, những nhân sự không chủ động cập nhật kiến thức sẽ dần mất lợi thế, trong khi đội ngũ đáp ứng yêu cầu sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp của thị trường dịch vụ hải quan.