Chủ tịch UBND TP.HCM vừa chỉ đạo về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố.

Theo đó lãnh đạo Thành phố yêu cầu Giám đốc Công an TP.HCM chỉ đạo hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc giải mật; bảo quản, thống kê, lập danh mục; bàn giao dữ liệu, tài liệu mật, thiết bị lưu trữ bí mật.

Phối hợp với các cơ quan, tổ chức bố trí nguồn lực bảo vệ an toàn tài liệu, phòng chống cháy nổ tại các phòng, kho bảo quản tài liệu tạm thời trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thu hồi con dấu khi cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động; cấp con dấu, giấy đăng ký mẫu con dấu ngay sau khi cơ quan mới đi vào hoạt động để kịp thời giải quyết công việc và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, hủy tài liệu trái phép; mua bán, chuyển giao tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Công an TP.HCM sẽ điều tra xử lý nếu phát hiện tổ chức cá nhân tiêu hủy hồ sơ trong quá trình sắp xếp bộ máy.

Chủ tịch UBND Thành phố còn yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ từ thủ trưởng các sở, ban, ngành tương ứng của tỉnh Bình Dương (cũ) và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ) theo quy định.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của sở, ban, ngành của tỉnh Bình Dương (cũ) và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ) tiếp tục bảo quản tại chỗ; bố trí nhân lực, vật lực để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu.

Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn thuộc thành phần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (theo kho khu vực nếu có).

Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu đối với khối tài liệu chưa được chỉnh lý; Đề án tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; Đề án tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ… trình UBND Thành phố quyết định.

Chủ tịch UBND phường, xã, đặc khu sau sáp nhập phải tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ đơn vị hành chính cũ; bố trí phòng, kho bảo quản tài liệu tại chỗ, bố trí trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu.