Tiêu chí trong lựa chọn địa điểm văn phòng của doanh nghiệp (DN) tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của DN đó. Tuy nhiên, về cơ bản, những tiêu chí được quan tâm chính là tính an ninh, chất lượng quản lý tòa nhà, môi trường xung quanh như trường học, ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng ăn uống... Trong đó, tiêu chí không thể thiếu là giá thuê có đảm bảo ổn định, phù hợp với DN hay không.

	Robert Johnston, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại, Cushman & Wakefield tại Việt Nam

Nhìn vào thị trường cho thuê văn phòng của Hà Nội, có thể thấy, các tiêu chí này đang chi phối khá nhiều.

Ở phía Tây, khu đô thị mới đang hình thành với những tòa nhà văn phòng mới, mức giá thuê mềm hơn so với khu vực trung tâm Hà Nội song lại chưa tạo được sự hấp dẫn.

Lý do, với địa điểm mới, nhân viên và khách hàng của công ty sẽ phải di chuyển xa hơn so với việc đặt văn phòng tại trung tâm.

Chỉ riêng yếu tố này cũng khiến lãnh đạo DN phải cân nhắc khả năng tài chính để quyết định có chính sách phụ cấp di chuyển, ăn uống nhằm giữ chân nhân lực cũng như tăng khả năng tiếp cận khách hàng.

Cũng ở trung tâm thành phố, hai quận đông dân nhất Hà Nội là Đống Đa và Ba Đình có mức giá thuê văn phòng thấp hơn tương đối so với quận Hoàn Kiếm. Tổng diện tích văn phòng cho thuê hạng A & B tại hai quận này vào khoảng 227.000 m2, trong đó, 93.000 m2 thuộc quận Ba Đình và 134.000 m2 thuộc quận Đống Đa. Về điều kiện hạ tầng, các tòa nhà đặt tại khu vực này có mạng lưới giao thông thuận lợi, nối liền giữa khu trung tâm kinh doanh và khu đô thị mới phía tây. Chưa kể, hai quận này có môi trường và mức sống khá ổn định. Dựa trên diện tích văn phòng chào thuê trên địa bàn và vị trí lân cận của địa bàn này đối với khu trung tâm, có thể dự đoán thị trường văn phòng khu vực này sẽ có điều kiện phát triển sôi động.

Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho hoạt động của DN, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê sắp xếp văn phòng hiệu quả.

Hệ thống điện tòa nhà cũng là khía cạnh quan trọng mà các DN cần xét đến để đảm bảo năng suất làm việc, tránh tăng chi phí sửa chữa...

Một vấn đề khác mà các khách thuê là DN cần lưu tâm là thủ tục pháp lý. Tình trạng chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba đã bắt đầu lộ diện.

Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm. Để giảm thiểu rủi ro khi gặp phải chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Yêu cầu về văn phòng của những tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam thường theo các tiêu chuẩn mang tính quốc tế, bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam. Tuy nhiên, điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà tập đoàn đa quốc gia đưa ra nhiều khi không thể đáp ứng được trong điều kiện của hạ tầng của các bên cho thuê.

Để giải tỏa tình hình này, cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận và nỗ lực đáp ứng những “quy chuẩn tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi.

Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ đại diện khách thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn. Đây là lý do các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ đại diện khách thuê.

(*) Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại, Cushman & Wakefield tại Việt Nam

Robert Johnston (*)