Xu hướng thuê văn phòng ảo đang nở rộ thời gian gần đây.

Chi phí hợp lý

Thuê văn phòng ảo là xu hướng được nhiều người lựa chọn hiện nay, nhất là người mới khởi nghiệp, bởi chi phí hợp lý. Anh Nguyễn Trung Nghĩa ở Hà Nội, khởi nghiệp trong mảng tư vấn du học Australia cũng chọn thuê văn phòng ảo.

Văn phòng ảo được cho là phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và start-up. Các đối tượng này chỉ cần sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh hoặc thăm dò thị trường trong thời gian ngắn hạn. 

“Trước đây tôi phải tốn 8 - 10 triệu đồng/tháng để chi trả cho việc thuê văn phòng truyền thống, lo tìm mặt bằng và đầu tư trang thiết bị. Hiện chỉ với 2 - 3 triệu đồng/tháng, tôi đã có một văn phòng kinh doanh với phong cách hiện đại, sang trọng, tạo uy tín với khách. Hơn nữa, vì Covid-19, việc làm online luôn hiệu quả hơn”, Nghĩa nói.

Văn phòng ảo là dạng văn phòng được tạo ra để đáp ứng nhu cầu sở hữu một địa chỉ đẹp, sang trọng, để đăng ký giấy phép kinh doanh với mức giá rẻ. Muốn tìm địa điểm để mở văn phòng ảo hiện không khó, trên thị trường đang nở rộ dịch vụ này, với các ông lớn trong và ngoài nước như Office168, WinPlace, i-Office, G-Office, Replus, InnoHouse, Saigon office, eSmart…

Sự nở rộ của các ứng dụng gọi video khiến cho làm việc họp hành, thảo luận, cập nhật tình hình thực sự rất tiện lợi. Hơn nữa, cùng với đà tăng trưởng kinh tế của Việt Nam, ngày càng nhiều người trẻ với ý chí cao và khả năng sáng tạo đã quyết định khởi nghiệp với định hướng của riêng mình.

Ở giai đoạn đầu, các dự án khởi nghiệp đôi khi chỉ cần một địa chỉ văn phòng được đăng ký ở một địa chỉ nhất định, sau đó họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, tại nhà hoặc quán café. Đây cũng chính là lý do tạo ra nhu cầu cao cho phân khúc văn phòng ảo trong năm 2021 và những năm tiếp theo.

Điều này vô hình trung tạo ra cơ hội mới, nhất là với những đơn vị đang vận hành các tòa nhà văn phòng truyền thống với tỷ lệ lấp đầy không cao. Ông David Jackson, Tổng giám đốc Colliers Việt Nam cho rằng, phân khúc văn phòng ảo đã có sự tăng trưởng ấn tượng trong lúc đại dịch bùng phát và tiếp tục giữ “phong độ” cao trong năm nay. 

Theo ông David Jackson, văn phòng ảo có 2 lợi thế chính. Thứ nhất là giá rẻ hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống và văn phòng làm việc chung (Co-working space).

Thứ hai, người thuê văn phòng ảo cũng không cần phải bận tâm đến các chi phí sửa chữa hay thiết kế. Thêm vào đó, giá cả các dịch vụ cộng thêm như in ấn hay phòng họp lại rất dễ chịu. Rõ ràng, những điều này giảm đáng kể gánh nặng về chi phí vận hành so với khi thuê văn phòng kiểu truyền thống.

Khi mới khởi nghiệp, việc làm thương hiệu giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi là rất quan trọng. Thường thì những địa điểm đặt văn phòng ảo tọa lạc tại các khu trung tâm hay ở những tòa nhà hiện đại, vậy nên nếu doanh nghiệp đăng ký tại những địa chỉ này sẽ có thêm “chất xúc tác” khiến thương hiệu trở nên tốt hơn.

Theo nghiên cứu của Colliers Việt Nam, giá chào thuê văn phòng ảo khá ổn định ngay cả trong thời gian Covid-19 bùng phát, dao động từ 30 đến 100 USD/tháng với những dịch vụ cơ bản như địa chỉ đăng ký hay địa chỉ nhận thư; hoặc từ 120 đến 250 USD mỗi tháng cho các dịch vụ đầy đủ hơn như sử dụng không gian làm việc, Internet hay cà phê. 

Co-working vẫn tự tin

Trước sự “lấn sân” của văn phòng ảo, các Co-working vẫn tự tin phát triển, bởi phân khúc cho thuê văn phòng ảo được cho là chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ, start-up. Các đối tượng này chỉ cần sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh hoặc thăm dò thị trường trong thời gian ngắn hạn. Với các doanh nghiệp tham gia thị trường lâu năm vẫn rất cần một địa chỉ làm việc cụ thể.

Ông Đỗ Sơn Dương, đồng sáng lập Toong, một Co-working đang có độ phủ lớn trên thị trường cho hay, văn phòng ảo không phải là phân khúc trọng tâm dịch vụ của Toong từ trước tới nay. Toong chủ yếu phục vụ khách đặt văn phòng cố định, không ghi nhận mức tăng trưởng từ phân khúc văn phòng ảo.

Nhiều Co-working cũng tỏ ra thận trọng với phân khúc văn phòng ảo, bởi có nhiều rủi ro liên quan đến pháp lý, đăng ký hoạt động kinh doanh của khách thuê.

“Có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ mới thành lập ở Việt Nam có nhu cầu thuê văn phòng ảo, tuy nhiên có nhiều rủi ro và họ cung cấp rất ít thông tin để xác minh tính nghiêm túc về mô hình kinh doanh”, đại diện Co-working Dream Station ở Hà Nội cho hay.

Theo nhận định của Savills Việt Nam, khi số doanh nghiệp đăng ký mới giảm 6% theo năm, các văn phòng Co-working đang có chiến lược đầu tư thận trọng hơn. Đến cuối năm 2020, công suất hoạt động của Co-working tại các tòa nhà hạng A và B ở thị trường TP.HCM đã giảm 7 điểm phần trăm theo năm và giá thuê giảm 12% theo năm. WeWork ngừng cho thuê 1 địa điểm tại quận 1 và Up trì hoãn kế hoạch mở thêm hai địa điểm tại quận 7.

Các Co-working với quy mô trung bình 1.800 m2/địa điểm là các khách thuê lớn của phân khúc văn phòng. Tuy nhiên, các nhà đầu tư Co-working đang thận trọng hơn sau khi nguồn cung tăng mạnh 100%/năm giai đoạn 2017-2019. Đến năm 2023, thị trường văn phòng dự kiến sẽ ghi nhận thêm 325.000 m2 diện tích sàn, trong đó, nguồn cung năm 2021 chiếm hơn 60%. Tỷ lệ trống ước tính sẽ tiếp tục tăng trong 2021, khi một lượng lớn nguồn cung mới gia nhập trong bối cảnh nhu cầu hạn chế.

Mặc dù vậy, bà Từ Thị Hồng An, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại của Savills Việt Nam vẫn cho rằng, bên cạnh xu hướng dịch chuyển và cắt giảm chi phí với văn phòng ảo, các khách thuê muốn mở rộng hay tìm kiếm diện tích thuê lớn vẫn không có nhiều lựa chọn. Do đó, văn phòng dịch vụ truyền thống hay các Co-working vẫn luôn mang lại nguồn thu ổn định và bứt phá cho chủ đầu tư.