Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ, từ hàng hóa bán ra, nhập vào cho đến các báo cáo tài chính, ngân quỹ, thu chi tiền mặt đều được cập nhật một cách chi tiết, kịp thời…chỉ với một chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, tại bất cứ đâu miễn là có mạng Internet. Đó chính là cách để chị Phương Thủy, chủ một cửa hàng tiện ích nhỏ trên phố Đội Cấn quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả như hiện nay, chị Thủy đã phải mất khá nhiều thời gian tìm kiếm cho mình một “trợ thủ” đắc lực.

Thất thoát vì hổng quản lý

Mở cửa hàng tiện ích khá lâu nhưng trước đây tất cả các dữ liệu của cửa hàng như thông tin về giá cả các mặt hàng hóa, đơn vị cung cấp, khách hàng cũng như doanh số bán hàng, số liệu tồn kho… chị Thủy đều ghi chép lại trong một cuốn số bán hàng. Với cách làm thủ công kèm theo việc có quá nhiều sổ sách đã khiến chị Thủy mất khá nhiều thời gian và công sức. Mặc dù đã thuê thêm nhân viên phụ giúp, nhưng khối lượng hàng hóa nhiều khiến chị Thủy hay bị thất thoát tiền bạc do sai sót, nhầm lẫn trong khâu tổng hợp. Không chỉ vậy, việc tìm kiếm, tra cứu lại thông tin cũng gặp khá nhiều khó khăn, chưa kể nếu sổ sách bị thất lạc, thì công việc kinh doanh của chị cũng bị ảnh hưởng không nhỏ.

“Nhiều lúc thấy việc quản lý cửa hàng tốn nhiều thời gian công sức quá, tôi cũng thấy mệt mỏi và đau đầu. Nhưng đã quyết mở cửa hàng kinh doanh rồi thì phải tìm mọi cách để duy trì, nếu không nguồn thu nhập của gia đình sẽ bị ảnh hưởng”, chị Phương Thủy chia sẻ.

Phần mềm VNPT POS – trợ lý đắc lực cho các cửa hàng

“Ma trận” phần mềm quản lý bán hàng

Bị bạn bè chê lạc hậu, vì ở thời buổi 4.0 mà vẫn còn quản lý công việc theo kiểu thủ công, chị Thủy bèn lên mạng tìm kiếm “phần mềm bán hàng” để giảm tải công việc cho bản thân. Hàng trăm phần mềm quản lý bán hàng được quảng cáo, từ miễn phí cho đến thu phí khiến chị không khỏi hoa mắt và phân vân lựa chọn.

Mới đầu, để tiết kiệm chi phí, chị cài đặt và dùng thử các phần mềm miễn phí. Mặc dù lời quảng cáo khá hấp dẫn, song khi dùng thử, chị mới biết phần mềm miễn phí bị hạn chế nhiều về tính năng, nếu muốn dùng thêm các tính năng khác thì vẫn phải trả tiền. Hoặc có phần mềm miễn phí lại ít được hỗ trợ, hướng dẫn nên dùng được một thời gian chị đành phải bỏ. Thậm chí vì ham rẻ, có lần chị Thủy còn suýt bị mất hết dữ liệu trên máy tính chỉ vì cài phải các phần mềm lậu bị nhiễm virus.

Chia sẻ về những lần thử nghiệm đó, chị Thủy cho biết: “Nếu nói chung về tính năng quản lý bán hàng, thì có lẽ các phần mềm đều cơ bản đáp ứng được hết. Song có những điều mà tôi thấy là nhỏ thôi nhưng lại rất quan trọng với người sử dụng mà các nhà cung cấp lại ít chú ý đến. Như có phần mềm thì quá đầy đủ tính năng đến mức trở nên phức tạp, có phần mềm thì giao diện khó sử dụng, có phần mềm cảm thấy khá là ưng ý rồi thì việc chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp lại chưa tốt…”. Những “hạt sạn” đó tuy nhỏ nhưng lại cản trở, khiến chị Thủy khó khăn trong việc quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào.

VNPT POS – trợ lý đắc lực cho các cửa hàng

Thử qua rất nhiều phần mềm khác nhau nhưng vẫn chưa hài lòng, cuối cùng chị Thủy vào một diễn đàn của những người kinh doanh online xin tư vấn và được giới thiệu đến VNPT POS. Cài đặt và sử dụng thử, chị Thủy tỏ ra khá ấn tượng với giao diện của VNPT POS vì khá đơn giản, dễ sử dụng kể cả với người không rành nhiều về máy tính và công nghệ như chị.

“VNPT POS giúp mình quản lý được mọi mặt của cửa hàng; từ tính tiền, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi tiền bạc, quản lý nhân viên cửa hàng cho đến chăm sóc khách hàng và phân tích được kết quả kinh doanh hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… So với trước đây, công nghệ quản lý bán hàng đã giúp cho các chủ cửa hàng như mình kinh doanh “nhàn tênh” và hiệu quả hơn”, chị Thủy tâm sự.

Câu chuyện của chị Thủy chỉ là một ví dụ điển hình của các chủ cửa hàng đang kinh doanh và quản lý trong thời đại 4.0 hiện nay. Bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng trên phần mềm, quản lý tài chính và thanh toán trực tuyến là xu hướng tất yếu trong kinh doanh bán lẻ hiện đại. Nếu biết kịp thời nắm bắt công nghệ, lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp để hỗ trợ công tác quản lý sẽ là chìa khóa để các chủ cửa hàng vừa và nhỏ mở rộng quy mô kinh doanh và gặt hái được nhiều thành công.