Thực tế, tại nhiều doanh nghiệp (DN) Việt Nam, ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý còn rất nhiều hạn chế. Một kết quả khảo sát của Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội thực hiện đối với các DN vừa và nhỏ trên địa bàn cho thấy, phần lớn các lãnh đạo DN chưa nhận thức đầy đủ vai trò của công nghệ, chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng CNTT với quá trình tái cơ cấu sản xuất, kinh doanh và đổi mới phương thức quản lý.

Thậm chí, trong số các DN đạt Giải thưởng Chất lượng Quốc gia - một giải thưởng lớn và uy tín về chất lượng, nhiều DN đã áp dụng các bộ tiêu chuẩn phục vụ sản xuất như ISO, 5S, Kaizen,… nhưng số DN áp dụng phần mềm quản trị vẫn rất khiêm tốn. Điều đó cho thấy có rất nhiều thử thách cho việc ứng dụng thành công một hệ thống phần mềm phục vụ công tác quản lý.

Việc ứng dụng các phần mềm quản trị hiện đại vào hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nhận thức và quyết tâm của lãnh đạo (ảnh minh họa)

Một chuyên gia của Viện Phát triển Công nghệ quản lý chỉ ra rằng, việc ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý tại DN phụ thuộc rất lớn vào nhận thức và quyết tâm của lãnh đạo DN.

Ngay cả khi đã thay đổi nhận thức, chấp nhận áp dụng công nghệ vào quản lý, nhiều lãnh đạo DN cũng không dám “đi tới cùng”, nên việc áp dụng công nghệ chỉ dừng lại nửa vời.

Lý do là, việc áp dụng CNTT, các mô hình quản trị hiện đại với sự hỗ trợ của công nghệ sẽ khiến mọi thứ trở nên minh bạch, rõ ràng; các quy trình làm việc và kết quả thu được đều khách quan, khó có thể can thiệp.

Có người đã ví, kết quả từ việc áp dụng các mô hình, các phần mềm quản trị đó không biết “nịnh” người lãnh đạo, do đó, không phải người lãnh đạo nào cũng đủ can đảm để chấp nhận và dám thay đổi khi áp dụng những phần mềm quản trị này.

"Nếu kết quả của phần mềm quản trị là đúng, thì phải chăng, hoạt động của Công ty có vấn đề? Và ngược lại, nếu phần mềm đó không chính xác, thì có nên tiếp tục áp dụng?" - ông Trần Túc Mã, Tổng giám đốc Traphaco

Ông Trần Túc Mã, Tổng giám đốc Công ty cổ phần Traphaco có lẽ là một trong những người hiểu rõ cảm giác ấy nhất. Là một DN có tên tuổi trong ngành dược, với khoảng 10.000 khách hàng, Traphaco có thể tự cho mình “quyền” bỏ qua việc phải áp dụng một phần mềm quản trị hệ thống phân phối (DMS). Nhưng với tính toán rằng, nếu lượng khách hàng tiếp tục tăng, thì việc quản trị kiểu thủ công có thể dẫn đến những rủi ro, chẳng hạn như không kiểm soát được khách hàng ảo, nên ông Mã quyết định áp dụng phần mềm quản trị hệ thống phân phối.

Rót 3,5 tỷ đồng cho phần mềm quản trị hệ thống phân phối (DMS), lãnh đạo Traphaco kỳ vọng sẽ nắm được lượng khách hàng thật, loại bỏ khách hàng ảo, tiếp nhận trực tiếp các phản hồi từ khách hàng, hỗ trợ nhân viên trong công việc kinh doanh… Nhưng kết quả thu được khiến ông Mã không khỏi hẫng hụt. Sau một thời gian áp dụng phần mềm, lượng khách hàng bị sụt giảm từ 10.000 xuống còn 6.800. Điều này khiến các cổ đông, cán bộ nhân viên đều cảm thấy hoang mang. Nếu kết quả của phần mềm quản trị là đúng, thì phải chăng, hoạt động của Công ty có vấn đề? Và ngược lại, nếu phần mềm đó không chính xác, thì có nên tiếp tục áp dụng?

Sau nhiều ngày nghiên cứu kỹ lưỡng, ông Mã tin tưởng rằng, số lượng khách hàng sụt giảm là do phần mềm đã giúp loại bỏ các khách hàng ảo. Và đích thân Tổng giám đốc Trần Túc Mã đứng ra cam kết với khách hàng và cán bộ nhân viên rằng, phần mềm quản trị cho kết quả chính xác, nếu kiên trì áp dụng thì sau một năm, việc quản lý hệ thống khách hàng sẽ nền nếp và đem lại thành công.

Quả thật, sau 2 năm, số lượng khách hàng ký hợp đồng với công ty đã đạt gần 22.000, và ông Mã tin rằng, đây là con số phản ánh thực tế các nhà thuốc đang hợp tác với Công ty. Kéo theo đó là những kết quả tốt ở các thống kê khác, như doanh thu kênh nhà thuốc năm 2015 tăng 41% so với năm trước; doanh thu hợp nhất năm 2015 của Traphaco đạt 1.974 tỷ đồng, tăng 20% so với năm 2014, lợi nhuận sau thuế 180 tỷ đồng, tăng 23,3% so với năm 2014…

Bình luận về trường hợp của Traphaco, ông Trần Văn Vinh, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cho rằng, điều quan trọng là lãnh đạo Công ty đã không chỉ thay đổi nhận thức khi quyết định áp dụng phần mềm quản trị phục vụ quản lý, mà còn dám chấp nhận nhìn thẳng vào thực tế, dù kết quả ban đầu mà một phần mềm quản trị mang lại là không mấy “dễ chịu”.

“Không phải lãnh đạo DN nào cũng vượt qua được điều này. Rất mừng là hiện tại, ngoài Traphaco, một số doanh nghiệp khác cũng đang chú trọng đầu tư cho việc ứng dụng CNTT phục vụ quản lý như Ladophar, Hapro, Minh Long I… Đó cũng là lý do mà Hội đồng Giải thưởng Chất lượng Quốc gia rất chú trọng và đánh giá cao vai trò của người đứng đầu đơn vị trong việc định hướng và quyết tâm triển khai phần mềm quản trị hoàn hảo”, ông Vinh nói.