Chiều 22/8/2013, Tập đoàn FPT tổ chức Chương trình “Leader Talk” giữa tân Tổng giám đốc Bùi Quang Ngọc và các nhân viên của mình. Một cuộc trò chuyện mang tính chất nội bộ, nhưng ngày hôm sau, trên nhiều phương tiện truyền thông, đã có khá nhiều bài báo giật các hàng tít lớn về chia sẻ của ông Bùi Quang Ngọc tại cuộc trò chuyện này, rằng FPT đang mơ tới doanh thu 2 tỷ USD, rằng ông không phải là người bảo thủ, cũng không dùng iPhone, iPad, Facebook... Tất cả những thông tin này được các tờ báo trích dẫn từ trang tin nội bộ chungta.vn của FPT.

	Ông Lê Xuân Trường, Giám đốc Công ty CITYCO ngồi “ghế nóng” trong chương trình CEO kỳ này

Thực tế, đây không phải là lần đầu tiên, các cơ quan truyền thông lấy tin từ chungta.vn. Tương tự, vào các website, bản tin nội bộ, hoặc trang mạng xã hội… của các công ty, tập đoàn lớn, có thể dễ dàng cập nhật hoạt động của họ, từ kết quả kinh doanh, đến các hoạt động xã hội…

Và cũng không phải chỉ các cơ quan truyền thông, mà đối tác, thậm chí cả các đối thủ cũng thường xuyên “nhòm ngó” các trang tin nội bộ của DN để tìm kiếm thông tin.

Ở chiều ngược lại, truyền thông nội bộ đang ngày càng được các DN Việt Nam sử dụng như một vũ khí hữu hiệu để quảng bá thương hiệu, cũng như truyền thông tới nội bộ nhân viên công ty. Không chỉ thông qua website nội bộ, mạng xã hội, thậm chí, đã có những DN sẵn sàng đầu tư để làm bản tin bằng giấy in.

Chẳng hạn, CMC - một công ty nổi tiếng trong giới công nghệ thông tin, với 1.600 nhân sự trải ở 3 miền Bắc - Trung - Nam, từ năm 2010 đã cho ra đời bản tin nội bộ bằng bản giấy phát hành hàng tháng. Song song với đó, các nhân sự CMC còn được kết nối với nhau trên website cmc.com.vn và fanpage Người CMC trên facebook.

Trong lĩnh vực ngân hàng, VPBank được biết đến là một trong những ngân hàng luôn chú trọng hoạt động truyền thông nội bộ. Cùng với website nội bộ tại địa chỉ web.vpb.com.vn, VPBank cũng có Bản tin Thịnh Vượng, xuất bản tháng/lần, với nội dung phong phú, đổi mới liên tục, bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các mảng kinh doanh, dịch vụ, khách hàng, chất lượng và thương hiệu...

Các tập đoàn, các công ty lớn, thậm chí cả các công ty nhỏ hiện rất chăm chút cho trang tin nội bộ của mình. Sức mạnh của công nghệ thông tin đã góp phần nhân lên sức mạnh DN.

Và một điều rõ ràng, sự quan tâm một cách đúng mực, đầu tư một cách bài bản cho truyền thông nội bộ đã giúp các DN truyền tải đầy đủ những thông điệp, những chính sách và đường lối kinh doanh đến từng nhân viên. Hình ảnh, thương hiệu và văn hóa của DN cũng được thể hiện một cách rõ ràng, sắc nét. Các giá trị của DN không chỉ được lan tỏa trong nội bộ, mà còn đến với các khách hàng, đối tác bên ngoài.

Tuy nhiên, tính hai mặt của vấn đề đôi khi lại đẩy DN vào thế khó. Đó là, có thể do vô hình thậm chí là cố ý, có những bí mật kinh doanh bị tiết lộ trên trang tin nội bộ. Đã có trường hợp, DN bị mất hợp đồng, bị nẫng mất khách hàng, đối tác do bị lộ thông tin trên các kênh truyền thông nội bộ này.

Nếu ứng xử một cách tiêu cực, DN sẽ lựa chọn cách “đóng cửa” các trang tin này để bảo mật thông tin một cách tuyệt đối. Nhưng như vậy, mọi kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ bị phá vỡ. Thông tin quan trọng không tới được tay nhân viên. Việc quảng bá hình ảnh DN cũng không được “phủ sóng” rộng rãi. Lợi bất cập hại, có thể vì thế là công việc kinh doanh của DN trở nên khó khăn hơn.

“Tôi sẽ chọn cách chuyển website nội bộ thành trang mạng xã hội; thay đổi toàn diện các hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin của công ty; có bộ phận bảo mật thông tin, với các chuyên gia công nghệ thông tin giỏi”, ông Lê Xuân Trường, Giám đốc Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tư vấn xây dựng đô thị CITYCOR bày tỏ quan điểm khi được hỏi sẽ ứng xử thế nào khi trang tin nội bộ của DN vô tình để lộ thông tin, khiến DN mất một khách hàng lớn.

Trong khi đó, theo ông Nguyễn Hữu Thái Hòa, Giám đốc chiến lược Tập đoàn FPT, điều quan trọng là DN phải xác định rõ, thông tin chính là tài sản của công ty, từ đó nâng cao nhận thức của các nhân viên trong bảo mật thông tin.

“Trong trường hợp có rủi ro, phải quy rõ trách nhiệm đối với người phụ trách truyền thông; thực hiện phân cấp, phần quyền thông tin trong nội bộ và có chính sách bảo mật thông tin với các đối tác”, ông Hòa nói và cho rằng, các DN nên tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để tăng cường truyền thông, đồng thời, có chiến lược truyền thông nội bộ bài bản.

Đây là những nội dung được đề cập trong Chương trình CEO - Chìa khóa thành công kỳ này, với chủ đề Chiến lược Công nghệ thông tin - Quản trị thông tin nội bộ. Chương trình được phát sóng trên VTV1 Đài Truyền hình Việt Nam vào 10 giờ sáng Chủ nhật (8/9/2013) và phát lại vào 8 giờ sáng thứ Hai (9/9/2013).

Nguyên Đức