Thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Hội thảo “Cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hóa đơn điện tử nhằm nâng cao năng lực quản trị cho doanh nghiệp” vừa diễn ra tại Hà Hội và TP.HCM, ông Nguyễn Hữu Tân, Phó Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế, Tổng cục Thuế cho biết, Bộ tài chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử. Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT là từ ngày 01/11/2020. Đến thời điểm này, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng HĐĐT.

Riêng Hà Nội, TP. HCM và các đô thị lớn phải hoàn thành việc triển khai sử dụng HĐĐT trong năm 2019. Nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2019 thì sẽ chuyển sang HĐĐT, không được tiếp tục in và sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng HĐĐT thì được dùng hóa đơn giấy, nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn cuối cùng sử dụng hóa đơn giấy là hết ngày 31/10/2019.

Trong thời gian Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành (đến hết ngày 31/10/2020) thì căn cứ để kê khai nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn điện tử. Do đó, HĐĐT có ngày lập và có chữ ký số thì dù ngày lập và ngày ký không trùng nhau vẫn là hóa đơn hợp lệ.

Doanh nghiệp triển khai Hóa đơn điện tử

Theo bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chuyên viên chính Vụ Chính sách, Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp cần lưu ý đến thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nói trên. Đây chính là thời điểm vàng các doanh nghiệp nên tận dụng nhằm khai thác những lợi thế của HĐĐT như: giảm chi phí in ấn, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn dễ dàng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán…

Thực hiện Thông tư 68, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký loại HĐĐT sẽ sử dụng, khi được cơ quan Thuế chấp thuận, doanh nghiệp không phải thông báo phát hành, không phải đăng ký số lượng sẽ sử dụng và cũng không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như khi thực hiện Thông tư 32.

Ngoài những thay đổi về ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng số hóa đơn tối đa thì quy định về việc phải lập hóa đơn không phân biệt giá trị khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là sự thay đổi phải lưu ý của Thông tư 68 so với Thông tư 32. Thông tư 68 cũng không quy định việc ủy nhiệm sử dụng HĐĐT cho bên thứ 3.

Theo ông Lê Nguyên Hợp, Chuyên gia về hóa đơn, HĐĐT không bị hạn chế về số dòng trên hóa đơn, do vậy doanh nghiệp phải thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa, không được viết hóa đơn “theo hợp đồng số…” hoặc “kèm theo bảng kê”. Trường hợp cần chuyển đổi HĐĐT ra chứng từ giấy thì áp dụng tương tự như hiện nay, tức là in nhiều trang có đánh số thứ tự.

Khi chuyển sang sử dụng HĐĐT theo Thông tư 68, do các doanh nghiệp sẽ còn dư HĐĐT đã phát hành theo Thông tư 32, cơ quan thuế yêu cầu và đã được các nhà cung cấp phần mềm chấp nhận, sẵn sàng hỗ trợ chuyển đổi số HĐĐT còn dư này để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mà không mất thêm chi phí.

Một khác biệt cần lưu ý nữa là: HĐĐT chỉ sử dụng đến hết ngày 31/12 hàng năm. Do vậy, HĐĐT có ký hiệu của năm trước không được tiếp tục sử dụng cho năm sau.

Những lưu ý về kỹ thuật và phần mềm trong triển khai sử dụng HĐĐT

Cũng tại buổi hội thảo, ông Lê Minh Hưng, Chuyên gia phần mềm đến từ Công ty CyberLotus (đơn vị T-VAN cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử) cho rằng, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố kỹ thuật, phần mềm và dịch vụ HĐĐT khi triển khai. Phổ biến hiện nay trên thị trường có 4 loại phần mềm HĐĐT: Enterprise, Cloud, Desktop, MobileApp.

Doanh nghiệp nên lựa chọn loại phần mềm HĐĐT phù hợp với những đặc thù riêng của mình. Những doanh nghiệp lớn, nên chọn loại phần mềm Enterprise: cài đặt phần mềm trên hạ tầng máy chủ riêng của doanh nghiệp, cần nhiều thời gian triển khai, phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu kỹ thuật, tùy biến tính năng phần mềm, năng lực xử lý hóa đơn lớn.

Những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên chọn loại phần mềm Cloud: triển khai nhanh, chỉ cần tài khoản đăng nhập sử dụng dịch vụ được ngay trên giao diện web, liên tục được nâng cấp, cập nhật phần mềm miễn phí, sẵn sàng tích hợp với các phần mềm bán hàng. Ngoài ra, loại phần mềm Desktop và MobileApp cũng phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh cá thể, mặc dù có một số nhược điểm về tính năng tra cứu hóa đơn online và khả năng nhập liệu trên ĐTDĐ không được thuận tiện.

Ông Lê Minh Hưng cho biết thêm, hiện nay trên thị trường có hàng trăm nhà cung cấp phần mềm HĐĐT gây không ít khó khăn trong quá trình lựa chọn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên quan tâm đến các nhà cung cấp không chỉ có năng lực kỹ thuật và công nghệ tốt, dịch vụ chuyên nghiệp, mà còn có đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ và đặc thù ngành để có thể tư vấn, cung cấp, hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp.

“Tại CyberLotus, đây cũng là tiêu chí về cung cấp dịch vụ mà chúng tôi hướng tới cho sản phẩm CyberBill (https://cyberbill.vn) nhằm mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm tốt nhất, thoả mãn các nhu cầu và tạo cho người dùng sự thuận tiện tối đa khi sử dụng”, ông Hưng nói.