TIN LIÊN QUAN
	Chi vượt chi phí, không “thiệt” quyền lợi

Tình trạng doanh nghiệp chi vượt định mức chi phí gây ra nhiều hệ lụy đáng tiếc là câu chuyện đã được nhắc đến nhiều. Tuy nhiên, trên thực tế không phải CEO nào cũng xử lý êm thấm vấn đề này mà nguyên nhân chính được chỉ ra do CEO định hướng rõ ràng và thiếu am hiêu về tài chính. 

Phóng viên Báo Đầu tư – Baodautu.vn đã tiếp cận ông Dương Hải, Phó giám đốc Câu lạc bộ Giám đốc tài chính (VCFO), Phó tổng giám đốc kiêm Giám đốc tài chính Ngân hàng TMCP Phát triển Mê Kông (MDB) để có được những chia sẻ cụ thể về vấn đề này.

	Ông Dương Hải có trên 20 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính và kế toán với các vị trí chủ chốt như: Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng tại CitiBank, Giám đốc Tài chính tại JP Morgan Chase Việt Nam, Giám đốc Tài chính tại Partners LLC Việt Nam, Trưởng phòng Tài chính tại Avon Cosmetics Việt Nam. (Ảnh nhân vật cung cấp)

Thưa ông, lý do khiến doanh nghiệp luôn bị vượt định mức chi phí là gì?

Có nhiều nguyên nhân khiến họ rơi vào tình trạng bị vượt định mức chi phí. Các nguyên nhân này có thể liên quan hoặc độc lập với nhau.

Thứ nhất, ngay từ khi lập định mức, việc nghiên cứu/soạn thảo và phê duyệt không phù hợp dẫn đến đưa ra định mức xa rời thực tiễn.

Thứ hai, trong quá trình thực hiện chi tiêu, người chi tiêu đã vô tình hoặc cố tình vi phạm các quy định và chính sách nội bộ.

Thứ ba, người duyệt chi của khoản vượt định mức đã đồng ý với việc vượt, có thể có hoặc không có lý do chính đáng.

Thứ tư, bộ phận kế toán đã vẫn thực hiện chi trả/thanh toán các khoản vượt định mức.

Thứ năm, bộ phận phân tích chi phí có thể chưa đưa ra các cảnh báo kịp thời cũng như các giải pháp liên quan đến việc vượt định mức (của 1 vài nghiệp vụ hoặc mang tính hệ thống)

Thứ sáu, bộ phận kiểm toán nội bộ không phát hiện ra việc vượt định mức mang tính hệ thống.

Thứ bảy, các bộ phận có liên quan (phân tích chi phí, kiểm toán nội bộ…) không đưa ra được các phản hồi/ý kiến để thay đổi định mức trong trường hợp văn bản quy định về định mức xa rời thực tế.

Ngoài ra, các lý do khác có thể gián tiếp gây ra vượt định mức là năng suất lao động và hiệu quả công việc không đạt (kế hoạch), hoặc doanh thu giảm nên tỷ lệ một số khoản mục chi phí trên doanh thu tăng lên.

Về góc độ năng lực cá nhân của CEO, một số CEO chưa có mức độ quan tâm đúng đắn hoặc kiến thức đầy đủ đối với lĩnh vực tài chính kế toán, mặc dù họ có thể là những người giỏi trong lĩnh vực ngành hàng/chuyên môn khác của họ. Vì vậy, các CEO này thường gặp phải rắc rối khi quản lý tiền.

Theo ông, vượt định mức gây ra những hệ lụy gì?

Trong những tình huống cụ thể đang xảy ra với doanh nghiệp, việc vượt định mức chi phí có thể gây ra một số hệ lụy như: ảnh hưởng lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tính tuân thủ và ý thức chấp hành kỷ luật nội bộ, mất lòng tin của nhân viên, đặc biệt là làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp không kiểm soát được việc vượt chi phí này. Vậy với kinh nghiệm nhiều năm trong giới tài chính, ông có lời khuyên gì tới những doanh nghiệp này?

Nếu lấy hiệu quả và lợi nhuận doanh nghiệp làm mục tiêu quan trọng hơn thì CEO nên theo hướng “spend smart” (tạm dịch là chi tiêu thông minh). Vấn đề không hẳn là “tiêu hết bao nhiêu tiền” mà là ở chỗ “tiền chi ra mang lại lợi ích gì”. Nghĩa là, nếu hợp đồng mới mang lại lợi nhuận nhiều hơn so với chi phí khai thác hợp đồng của phòng kinh doanh thì sẽ mang lại lợi ích thuần cho doanh nghiệp, do đó, CEO nên đồng ý với việc phát sinh thêm chi phí. Có thể nhắc nhở thêm bộ phận kinh doanh cần thảo luận nội bộ thống nhất trước khi có bất kể cam kết nào với đối tác.

Nếu lấy thực hiện kỷ luật nội bộ làm mục tiêu quan trọng hơn, thì CEO không nên đồng ý, bởi vì sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường kỷ luật, tính tuân thủ và chuyên nghiệp trong doanh nghiệp.  

Theo ông, CEO cần làm gì để không xảy ra trường hợp tương tự nữa?

Thứ nhất, cho rà soát lại định mức đảm bảo phù hợp với thực tế và sự thay đổi của doanh nghiệp, ngành, nền kinh tế.

Thứ hai, siết chặt kỷ luật chi tiêu/ủy quyền ký hợp đồng với khách hàng.

Thứ ba, yêu cầu bộ phận kế toán thực hiện chặt chẽ các quy định về chi trả/định mức

Thứ tư, yêu cầu bộ phận phân tích chi phí thực hiện thường xuyên hơn để có thể phát hiện sớm hơn việc vượt định mức.

Anh Hoa