Tìm kiếm thông tin việc làm uy tín tại: https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-nhanh

Theo chia sẻ từ Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng CareerLink - một trong những công ty hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực nhân sự và tìm kiếm việc làm thì nếu bạn là người quản lý dự án và thiếu sự kết nối với các thành viên trong nhóm qua email thì hãy tham khảo các gợi ý về tâm lý sau đây để cải thiện hiệu quả giao tiếp tốt hơn.

1. Luôn giao tiếp với sự chắc chắn

Khi có sự chắc chắn, việc giao tiếp sẽ diễn ra một cách nghiêm túc hơn. Việc thể hiện thái độ cụ thể về những gì bạn đang nói ảnh hưởng rất lớn đến nhận thức của các thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi bạn đưa ra hướng dẫn hoặc trả lời thắc mắc của họ. Chẳng hạn, bằng cách làm rõ ràng các mục tiêu của dự án, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu được tầm quan trọng của từng dự án. Đồng thời, nếu bạn có thể giải đáp các câu hỏi của họ một cách tự tin thì họ sẽ hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong dự án đó.

Thay vì nói “Tôi nghĩ chúng ta cần phải sửa đổi lại chiến lược của mình. Có lẽ chúng ta đang trễ thời hạn đặt ra. Tôi nghĩ chúng ta nên có một buổi họp để xem có thể giải quyết vấn đề này ra sao. Hãy cho tôi biết nếu mọi người cảm thấy ổn” thì hãy nói “Rõ ràng là chúng ta cần phải sửa đổi chiến lược của mình. Chúng ta đang trễ thời hạn đặt ra. Để có ý tưởng cụ thể cho tình huống này, chúng ta hãy gặp mặt trực tiếp. Tôi chắc chắn rằng nếu làm việc cùng nhau, chúng ta sẽ tìm ra giải pháp cho vấn đề này.”

2. Dùng các từ ngữ mạnh

Mặc dù email là một trong những công cụ giao tiếp phổ biến nhưng nếu không sử dụng các từ ngữ một cách phù hợp sẽ mang đến cho nhân viên căng thẳng, nhầm lẫn và các hậu quả tiêu cực khác. 

Từ ngữ có sức mạnh truyền cảm hứng, đó là khi bạn biết thời điểm nào nên sử dụng những từ ngữ gì. Dưới đây là 3 từ ngữ mạnh có thể làm tăng sức “nặng” cho nội dung email của bạn, giúp phát huy hiệu quả giao tiếp qua công cụ này.  

- "Bạn": Giúp nội dung email của bạn có tính tương tác cao hơn bởi nó đề cập đến một cá nhân cụ thể.

- "Bởi vì": Cho biết rõ mục đích của vấn đề. Các thành viên trong nhóm thường cảm thấy bối rối về ý nghĩa của một nhiệm vụ cụ thể, dẫn đến kết quả không mong đợi. Bằng cách nêu rõ lí do, người quản lý có thể tránh được hậu quả tiêu cực đó.

- "Tăng": sử dụng từ này nếu bạn muốn email của mình được chú ý nhiều hơn. Nó thu hút sự chú ý của người nhận vì nó có thể là điều cực kỳ tích cực (tăng doanh thu) hoặc tiêu cực khiên mọi người căng thẳng và lo lắng (tăng chi phí).

3. Hiệu ứng tâm lý nghịch

Bằng một giọng điệu trầm trọng trong email, bạn có thể thúc đẩy các thành viên trong nhóm của mình làm tốt nhiệm vụ được giao. Với mong muốn chứng minh bạn sai, họ sẽ nhanh chóng có được động lực cần thiết để hoàn thành công việc. Đó là cách tâm lý nghịch có thể giúp bạn truyền đạt thông điệp mà kết quả cuối cùng là công việc được thực hiện một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, cách này chỉ nên áp dụng với thành viên khó trị hoặc tỏ ra chống đối. Khi bạn cố gắng nói họ không thể làm điều gì đó, có nghĩa là bạn đang kích động một cảm giác nguy hiểm cho sự tự do của họ. Do đó, họ sẽ phản ứng theo cách bạn mong muốn ban đầu. Mặt khác, cần đảm bảo quá trình diễn ra một cách tinh tế, các thành viên trong nhóm không ai phát hiện ra rằng họ đang bị “lừa” để hoàn thành công việc bởi điều này có thể tạo ra hiệu ứng ngược.

Tâm lý học đảo ngược là một cách thức rất khó khăn, nhưng nếu bạn áp dụng đúng sẽ gặt hái được rất nhiều lợi ích to lớn.