Mặc dù có nhiều thông tin khả quan về công tác phòng ngừa dịch bệnh, như hơn 74 triệu mũi vắc xin đã được tiêm trên toàn quốc nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn “chùn chân” khi nghĩ đến việc trở lại văn phòng. Những buổi chào đón nhân viên mới trong giai đoạn này theo đó vẫn diễn ra trực tuyến khiến nhiều nhà quản lý nhân sự phải đau đầu, bởi khoảng cách địa lý có thể khiến sợ dây kết nối giữa “lính mới” với doanh nghiệp chưa kịp bện đã vội đứt lìa. 

Tham khảo 3 cẩm nang dưới đây có thể giúp nhà quản lý tìm được cách phù hợp cho buổi “welcome on board”.

Cẩm nang 1: Tốc chiến tốc thắng  

Thông thường, những quy trình thủ tục “nhập môn” có thể lấy đi của nhân viên một ngày hoặc thậm chí một tuần. Khi chuyển lên online, lịch trình kéo dài dễ khiến nhân viên mới cảm giác “Zoom fatigue” – thuật ngữ được khai sinh trong thời đại covid, ám chỉ tình trạng mệt mỏi khi phải họp trực tuyến quá nhiều. Do đó, cách để ghi điểm cũng như “giữ mood” cho nhân viên mới là hãy tốc chiến tốc thắng – đẩy nhanh quá trình chào sân bằng cách rút gọn những bước giới thiệu phòng ban, quy trình, thủ tục như thường lệ. 

Tinh giản lịch trình ngày đầu đi làm cho nhân viên mới đỡ… mệt, có khi lại là một cách để gây ấn tượng tốt

Ngoài ra, phòng nhân sự còn có thể tóm gọn những quy trình, thủ tục cần thiết sao cho vừa một email và gởi cho nhân viên mới một tuần trước ngày đi làm đầu tiên. Đừng quên “nhắc bài” phòng IT để chuẩn bị laptop làm việc, cài đặt hệ thống lưu trữ, địa chỉ email và các phần mềm phục vụ công việc và gửi đến nhân viên. 

Cẩm nang 2: Mở đường kết nối  

Tử huyệt của giãn cách chính là khoảng cách địa lý, do đó, dễ nhận thấy cả nhân viên cũ lẫn mới đều cảm thấy “thèm người”. Vì vậy, doanh nghiệp cũng cần chú trọng tạo những hoạt động “ảo” nhưng kết nối “thật”, nhất là khi có người mới. Đơn cử như việc gọi video cả phòng để làm quen, đôi khi ở nhà trong không gian riêng tư, cả người cũ lẫn những “tấm chiếu mới” lại thoải mái bộc bạch bản thân nhiều hơn khi ngồi giữa chốn thanh thiên bạch nhật tại văn phòng. 

Phòng nhân sự và quản lý trực tiếp là hai nhân tố chính giúp duy trì sự kết nối này. Trong khi phòng nhân sự đóng vai trò hoa tiêu, chỉ dẫn đường đi nước bước về quy trình, văn hoá chung của công ty thì người quản lý trực tiếp sẽ là người khơi thông chốt chặn giúp nhân viên mới sớm cởi mở, giao lưu với đồng nghiệp cùng bộ phận.

Bà Nguyễn Thị An Hà, Giám đốc Hợp tác Chiến lược của Công ty Tư vấn nhân sự Talentnet tư vấn: “Theo tháp nhu cầu Maslow, một trong những nhu cầu của con người là được kết nối. Hơn nữa, sau một thời gian phải “ai ở nhà nấy” do các chỉ thị giãn cách, các nhân viên trẻ sẽ không khỏi cảm thấy thôi thúc muốn được gặp gỡ, làm quen với những người đồng nghiệp mới. Do đó, tăng cường kết nối nên là chiến thuật mà các nhà nhân sự nên áp dụng”.

Chú trọng kết nối chưa bao giờ là việc làm thừa thải tại bất kỳ giai đoạn nào, huống hồ là ngay sau một mùa giãn cách dài

LinkedIn là doanh nghiệp tiên phong áp dụng cả cẩm nang 1 và 2. Trước dịch, lịch “Induction Week” (Tuần lễ làm quen) kéo dài bảy ngày. Tuy nhiên, để phù hợp với tình hình mới, LinkedIn đã chuẩn bị và “ship” trực tiếp laptop và các thiết bị cần thiết cho công việc đến nhà nhân viên trước 2 tuần. Phòng nhân sự cũng sẽ email quy trình và thủ tục để nhân viên có thể chủ động điền thông tin vào trước. Đến ngày đầu tiên đi làm, nhân viên chỉ việc tập trung trải nghiệm từng hoạt động kết nối để làm quen với đồng nghiệp, chẳng phải bận tâm thêm bất cứ điều gì. 

Cẩm nang 3: Tạo cảm giác “thuộc về” 

Nếu bạn đã từng đi làm, hoặc thậm chí chưa, bạn cũng sẽ đồng ý rằng những món quà đến bất ngờ vào dịp đặc biệt hoặc thậm chí ngày bình thường khiến trái tim mình dễ tan chảy. Đơn cử như TaxJar, một công ty tại Mỹ đã gửi tặng nhân viên combo quà chào đón gồm cốc, áo thun và khẩu trang. Nhân viên của công ty này đã rất thích thú và đăng ảnh bộ quà tặng lên trang cá nhân để cảm ơn. 

Bên cạnh đó, để nhân viên có cảm giác “thuộc về”, hiểu rằng mình cùng màu cờ sắc áo với doanh nghiệp, bạn có thể sắp xếp thực hiện video giới thiệu văn hoá doanh nghiệp với phần xuất hiện của Ban Giám đốc. Sự chào đón từ cấp lãnh đạo cao nhất sẽ giúp nhân viên mới cảm nhận được sự quan tâm và thấu hiểu của doanh nghiệp, từ đó cũng dễ dàng gắn bó với công ty hơn.  

Những món quà nhỏ nhưng gây được bất ngờ to được chuyển tận nhà trong ngày đầu sẽ giúp nhân viên thêm ấm lòng trong ngày đầu làm việc

Dù đã bước vào giai đoạn phục hồi sau Covid nhưng xu hướng làm việc tại nhà vẫn tiếp tục được lòng giới nhân sự. Ăn theo thuở, ở theo thì – Khi làm việc tại nhà lên ngôi chính là lúc thử thách khả năng thích ứng của những nhà quản trị nhân sự. Trong đó, việc có chiến thuật chào đón nhân viên mới trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tốt cho người lao động ngày đầu đi làm, từ đó gia tăng sự hài lòng và giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng tích cực.